59 lượt xem

5S là gì? Quy trình 5S được thực hiện thế nào? | Educationuk-vietnam.org

Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách bạn làm việc, tâm trạng và thậm chí cả hiệu suất làm việc của bạn. Để cải thiện môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời. 5S lần đầu tiên được áp dụng thành công tại Nhật Bản. Phương thức này tạo môi trường thuận tiện, sạch sẽ, trật tự và khoa học cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu 5S là gì và các bước thực hiện 5S đơn xin việc JobsGO ngay bây giờ!

Banner JobsGO

1. 5S là gì?

5s là gì?

5S là tên của một phương pháp quản lý và điều chỉnh môi trường làm việc. 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật. Đó là Seiri ( The Show), Seiton ( Sắp xếp), Seiso ( Sạch sẽ), Seiketsu ( Hãy coi chừng) và Shitsuke ( Sẳn sàng).

Sort – Sắp xếp : là xem xét, sắp xếp, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết ở nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.

Sắp xếp – Sắp xếp theo thứ tự : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ lấy. Mọi thứ nên được để sẵn để thuận tiện khi cần thiết.

Sạch sẽ – Tỏa sáng : thường xuyên quét dọn, lau chùi, làm sạch mọi thứ gây bẩn nơi làm việc. Điều này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra, nó còn cải thiện độ chính xác của máy móc để tránh bám bụi.

READ  Khóa học After Effect | FPT Arena Multimedia | Educationuk-vietnam.org

Thận trọng – Chuẩn hóa : là sự tiếp tục tuân thủ các tiêu chuẩn 3S trên và việc thực hiện chúng liên tục. Nó tạo tiền đề cho sự phát triển trong 5S.

Sẵn sàng – Ở lại : rèn luyện, tạo thói quen tự giác, giữ gìn trật tự, phép lịch sự. 5S cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Từ văn phòng, công trường đến nhà máy, nơi nào có hoạt động, quy định và phân loại cũng cần thiết. Phương pháp 5S giúp ngăn ngừa sự xuống cấp trong văn phòng và nhà máy. Tạo sự thông thoáng, thoải mái và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng năng suất làm việc.

5S là gì?

2. Tại sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến

Phương pháp 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với mọi quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Mọi người đều yêu thích sự sạch sẽ, thoải mái và trật tự ở nơi làm việc. Đây là lý do tại sao phương pháp 5S lại rất phổ biến.

Người Việt Nam thường không có thói quen lựa chọn và sắp xếp đồ đạc thường xuyên. Họ thường giữ mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn loạn, mất trật tự trong cuộc sống và công việc.

Các công ty ở Việt Nam nói riêng và các nước nghèo và đang phát triển thường gặp phải một số vấn đề như:

  • Có nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Cơ sở vật chất không được tổ chức tốt
  • Không thường xuyên. Khi bạn cần một thứ gì đó, bạn không thể tìm thấy nó, bạn phải mua nó mặc dù nó có sẵn. Gây tốn kém chi phí bảo trì, mua mới.
  • Lãng phí thời gian để tìm đồ đạc, sửa chữa đồ đạc…
  • Cảng kho lộn xộn, tồn kho nhiều. Giao hàng chậm trễ
  • Thiết bị văn phòng bẩn, nhiều máy móc không hoạt động
  • Sàn nhà, cửa sổ, đèn chiếu sáng bị bám nhiều bụi, ảnh hưởng đến sức khỏe
  • Nơi làm việc không an toàn, nhiều sự cố xảy ra
  • Tinh thần nhân viên không cao

Một số công ty đang xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

3. Quy trình 5S hoạt động như thế nào?

Seiri – Hiển thị

Kiểm tra lại

Quy tắc ngón tay cái đơn giản là: “Đừng giữ những gì tổ chức không cần”.

Bước 1: Xem xét kỹ hơn nơi làm việc của bạn với các đồng nghiệp. Từ đó, phát hiện và xác định những điều không cần thiết cho công việc của bạn. Tiếp tục đăng bài nếu ai có nhu cầu sử dụng bài viết. Loại bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.

Bước 2: Nếu bạn không thể quyết định liệu vật phẩm có còn hữu ích cho công việc hay không, thì tờ tiền ghi ngày tháng sẽ bị hủy. Sau đó đặt nó sang một bên.

Bước 3: Sau một thời gian, hãy kiểm tra xem có ai cần không. Nếu không, hãy loại bỏ mục đó.

Các tổ chức nên thường xuyên phân loại và kiểm soát các mặt hàng theo tần suất sử dụng. Việc kiểm tra giúp xác định mức độ hư hỏng và bụi bẩn nhằm tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn.

Seiton – Điều chỉnh

Sau khi sàng lọc, phân loại giúp đưa mọi thứ vào đúng vị trí. Nguyên tắc sắp xếp dựa trên tần suất sử dụng của các món đồ.

Bước 1: Tất cả những gì cần sắp xếp là những vật dụng cần thiết. Vì những thứ cần loại bỏ đã được thực hiện ở bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ xem nên mặc gì, ở đâu cho đẹp, tiện lợi và an toàn.

Bước 2: Thảo luận về việc sắp xếp và trình bày với đồng nghiệp. Từ đó, phác thảo và tìm ra cách sắp xếp hợp lý nhất để quản lý và làm việc. Đối tượng càng được sử dụng thường xuyên, chúng càng phải gần gũi với người dùng. Những đồ vật ít được sử dụng được cất xa dần. Nặng từ dưới lên và nhẹ về trên.

Bước 3: Lập danh sách các mục và bản đồ nơi lưu giữ chúng. Cần ghi chú vị trí cụ thể của từng ngăn kéo, tủ để dễ tìm hơn.

Bước 4: Cần có sơ đồ riêng về bình chữa cháy, túi sơ cứu và van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu sự cố xảy ra.

Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng các màu riêng biệt. Ví dụ, nên sơn màu sáng và nổi bật trên các vật dụng khẩn cấp như bình cứu hỏa, lối thoát hiểm, v.v.

Seiso – Tinh khiết

Môi trường sạch sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso nên được thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục.

Đừng đợi đến khi bị bẩn mới làm sạch. Hãy dành ra 5 phút để lau chùi mỗi ngày để mọi thứ không có cơ hội bị bám bẩn. Làm sạch nơi làm việc của bạn nếu bạn muốn có một môi trường sạch đẹp.

Đây cũng là một bước để kiểm soát tổ chức. Việc lau chùi thường xuyên cũng giúp kiểm tra các đồ vật bị hư hỏng, bụi bẩn và tránh hư hỏng.

Seiketsu – Chăm sóc

Chăm sóc giúp tạo ra một hệ thống duy trì và duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bạn cần lập một kế hoạch dọn dẹp cụ thể.

Các tiêu chí rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc chăm sóc phải được thiết lập. Thiết kế nhãn tiêu chuẩn rõ ràng cho các vị trí được chỉ định. Đặt đường viền thống nhất, vị trí.

Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là công đoạn khó vì người lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này phải được thực hiện một cách tự giác mà không bị ai nhắc nhở hay chỉ huy. Sẵn sàng tự nguyện trở thành thói quen.

5S tạo ra một bầu không khí lành mạnh và thoải mái cho nhân viên. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và đồng ý sẽ tạo nên thành công cho 5S.

thực hiện 5s

4. Lợi ích của việc thực hiện 5S tại nơi làm việc

Phương pháp 5S sẽ tạo ra những thay đổi tuyệt vời trong công ty. Khi tìm hiểu 5S là gì, bạn sẽ nhận ra những lợi ích to lớn của 5S đối với doanh nghiệp. 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc. 5S giúp sắp xếp môi trường làm việc phù hợp, khích lệ tinh thần đồng đội. Có như vậy mới giúp nhân viên có thái độ làm việc tích cực và trách nhiệm hơn.

5S làm:

  • Nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp hơn.
  • Tăng khả năng sáng tạo, thúc đẩy các sáng kiến ​​cải tiến
  • Kỷ luật tổ chức
  • Làm cho công việc dễ dàng hơn
  • Mang lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh
  • Mọi người trở nên kỷ luật hơn

Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào các yếu tố PQCDSM:

  • P – Năng suất: Cải thiện năng suất làm việc
  • P – Chất lượng: Nâng cao chất lượng sản phẩm
  • C – Giá thành: Giảm chi phí sản xuất
  • D – Giao hàng: Giao hàng đúng giờ
  • S – An toàn: Đảm bảo sự an toàn của nhân viên
  • M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc

5. Các yếu tố tạo nên thành công khi thực hiện 5S

Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ

Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công của phương pháp 5S là sự cam kết lãnh đạo. Sự thấu hiểu, ủng hộ và đồng ý của lãnh đạo trong quá trình hình thành tổ hợp tác là vô cùng cần thiết.

Tiến hành đào tạo

Làm cho mọi người nhận thức được vai trò và lợi ích của 5S là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của phương pháp này. Cần phải cung cấp cho mọi người những kiến ​​thức và thực hành cơ bản về 5S.

Tham gia tự nguyện

Khi hiểu được ý nghĩa, họ sẽ có ý thức và chủ động thực hiện 5S như một thói quen. Tạo ra một môi trường khuyến khích hoạt động tình nguyện là một yếu tố cơ bản của 5S.

Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Chu trình thực hiện 5S cần có sự lặp lại liên tục và không bị gián đoạn. Điều này nhằm duy trì và cải thiện hoạt động quản lý của tổ chức.

5S lần đầu tiên được áp dụng cho Toyota tại Nhật Bản. Với tôn chỉ đặt con người làm trung tâm của sự phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Những lợi ích to lớn của 5S mang lại hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà ít tốn kém.

Ngoài Sở Ngoại vụ TP Đà Nẵng, 5S còn được áp dụng tại nhiều công ty như CNC VINA, Công ty Điện lực Sơn La, Công ty Scavi Huế… Cùng tìm hiểu 5S là gì, các bước thực hiện 5S để được để Sử dụng thành công là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào ngày nay.