81 lượt xem

Bạn đã biết chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel chưa? | Educationuk-vietnam.org

Hành chính – Văn phòng làm việc

1. Tại sao lại có thao tác viết hoa thành chữ thường trong Excel?

Nếu bạn làm công việc quản trị văn phòng thì chắc hẳn điều này không còn quá xa lạ với bạn. Tuy nhiên, đối với những bạn mới làm việc với giấy tờ, hay những bạn lần đầu tìm hiểu về Excel thì chắc chắn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ về vấn đề này. Bạn có thể sẽ có một câu hỏi lớn khi bạn nhìn thấy tiêu đề của bài viết này: “Tại sao tôi cần chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel?”

Tại sao có một hàm trường hợp trong Excel?

Trong quá trình làm việc lâu dài, chắc chắn bạn sẽ tìm được câu trả lời. Nhưng để các bạn không còn sốt ruột nữa, Hoàng Nga sẽ trả lời luôn. Thông thường, khi chúng ta gõ một đoạn văn bản hay một tin nhắn, ghi chú nào đó, chúng ta chỉ cần sử dụng tổ hợp phím “Caps Lock + chữ cái muốn viết in hoa”, hoặc tổ hợp phím “Shift + chữ cái” là có thể chuyển đổi được. chuyển tiếp và lùi lại từ chữ thường sang chữ hoa. Nếu bạn muốn thay đổi chữ hoa thành chữ thường, chỉ cần xóa chữ hoa.

Tuy nhiên, đối với một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ cần tải một hoặc nhiều tệp Excel về máy tính của mình. Trong file Excel này chứa rất nhiều dữ liệu, có một số vấn đề về lỗi hoặc chữ viết không đúng định dạng và bạn muốn chuyển chữ hoa thành chữ thường. Nếu bạn áp dụng phương pháp cơ bản như đã nói ở trên, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian cho thao tác này. Giả sử trong file Excel đó có hơn 1000 chữ cái, toàn là chữ in hoa tên các học sinh trong trường, bạn sẽ phải mất thời gian để xóa từng chữ cái và viết lại cho chính xác. Đôi khi, bạn phải mất cả ngày mới có thể hoàn thành hết những công việc đơn giản này. Mất rất nhiều thời gian và công sức! Bạn có nhiều việc quan trọng khác phải làm. Ngồi như thế này sẽ mất bao lâu?

Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel để giảm việc gõ phím
Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel để giảm việc gõ phím

May mắn thay, Excel vẫn cung cấp một số thủ thuật để chúng ta có thể hạn chế thời gian gõ từng chữ cái như vậy. Tiếc là chưa có nhiều bạn phát hiện ra những mánh khóe này nên vẫn làm thủ công. Vậy bạn là người may mắn đã click đọc bài viết này. Biết thêm nhiều kiến ​​thức mới cũng không phải là quá nhiều phải không nào? Và đây cũng là một trong những thủ thuật Excel hay, dân văn phòng không nên bỏ qua Excel rồi nhé.

>> Xem thêm: Cách chèn ảnh trong Excel

Làm việc trong lĩnh vực nhân sự

2. Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel bằng cách nhập hàm

Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường bằng cách nhập hàm trực tiếp vào ứng dụng Microsoft Excel. Ta có: UPPER, LOWER, PROPER – ba hàm cơ bản thường dùng trong Excel để đổi chữ hoa thành chữ thường. Mỗi chức năng chứa các chức năng riêng để giúp người đánh máy hoàn thành công việc đánh máy nhanh hơn.

Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel bằng cách chèn hàm
Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel bằng cách chèn hàm

Đặc biệt:

– Chức năng UPPER: giúp người đánh máy chuyển đổi tất cả các chữ cái thường thành chữ hoa.

– Chức năng LOWER: giúp người đánh máy chuyển đổi tất cả các chữ hoa thành chữ thường (trái ngược với chức năng UPPER).

– Chức năng Right: giúp người đánh máy chuyển đổi tất cả các chữ cái đầu tiên của bất kỳ từ nào từ viết thường sang viết hoa. Chức năng này thường được nhiều nhân viên văn phòng sử dụng khi chuyển tên. Thật dễ dàng để xem tên mọi người hoặc viết hoa trong tệp Excel. Khi đó, trong một từ có họ và tên, tên chính của một người nào đó, bạn sẽ phải giữ nguyên chữ cái đầu tiên của mỗi từ là chữ in hoa, các chữ in hoa còn lại nên chuyển sang chữ nhỏ. Ví dụ: “Hoàng Ngân Trang” sẽ được đổi thành “Hoàng Ngân Trang”.

2.1. Sử dụng chức năng UPPER

Trước khi đi sâu vào phương pháp chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel, chúng ta hãy thử chuyển đổi ngược lại, chuyển chữ thường thành chữ hoa. Nếu bạn cảm thấy phần này mất quá nhiều thời gian và bạn muốn đi thẳng vào vấn đề chính như đã đề cập trong tiêu đề, hãy chuyển sang phần 2.2. Nhưng nếu bạn muốn hình dung dễ dàng hơn, hãy đọc các bài viết theo thứ tự. Trong trường hợp bạn chuyển đổi do nhầm lẫn, chúng ta có thể sử dụng chức năng UPPER để nhập lại. Các bước diễn ra theo thứ tự sau:

– Bước 1: Thay đổi một từ hoặc cụm từ từ viết thường sang viết hoa làm ví dụ

Sử dụng chức năng UPPER
Sử dụng chức năng UPPER

Khi thực hiện các thao tác mới trong Excel, để không bị mất các tài liệu gốc, chúng ta thường thực hiện các thao tác mới trong một cột khác. Tương tự, với hàm UPPER, việc đầu tiên bạn cần làm là chèn thêm một cột / hàng chứa nội dung bạn định chuyển đổi. Nếu bảng Excel của bạn vẫn còn thừa không gian, bạn có thể lấy ngay cột / hàng trống bên cạnh để tránh bị chèn. Giả sử cột phụ này là A2 và cột nhỏ bạn muốn chuyển đổi là B2. A2 bây giờ là một ô trống, B2 có từ “nga”. Sau đó, tại ô A2, nhập hàm theo công thức: = UPPER (B2). Sau khi bạn nhấn Enter, bạn sẽ nhận được từ “FROM” trong cột A2.

– Bước 2: Sao chép chữ thường sang chữ hoa

Sau khi một hàm đã nhập một công thức mẫu như vậy, chúng ta sẽ tiếp tục sao chép các ô còn lại trong cùng một cột A2. Rất đơn giản, bạn chỉ cần bấm vào dấu chấm nằm ở góc dưới bên phải của ô trống A2 cho đến khi xuất hiện dấu (+) màu đen và đường viền trống của ô chuyển sang màu xanh lá cây. Giữ ô trống đó và kéo xuống ô bạn muốn, thả chuột và chúng ta sẽ nhận được một cột A2 toàn chữ in hoa. Nếu bạn muốn hoàn thành chức năng này ở tất cả các ô còn lại, kéo dài đến cuối bảng, bạn chỉ cần đưa chuột vào từ “thread handle”.

– Bước 3: Hoàn thành bảng cũ trong tệp Excel

Cuối cùng, chỉ sao chép cột A2 bây giờ với sự trợ giúp của tổ hợp phím “Ctrl + C”. Chọn ô đầu tiên trong cột B2 mà bạn muốn sao chép, nhấp chuột phải và chọn biểu tượng Giá trị (V) trong Tùy chọn dán. Nhấp vào “Xóa” và chọn “Toàn bộ cột” trong phần “Xóa”. Sau khi bạn nhấn phím OK, bạn sẽ nhận được một cột B2 có đầy đủ các chữ cái viết hoa và viết thường đã biến mất.

>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trùng lặp trong trang tính Excel

2.2. Sử dụng chức năng LOWER

Sử dụng chức năng LOWER
Sử dụng chức năng LOWER

Đây là cách chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel! Để dễ hiểu hơn, tôi sẽ lấy một ví dụ khác. Ví dụ, vẫn với cột trên, chúng ta có B2 với “WHERE” được viết hoa toàn bộ.

Hiện tại, ô A2 là ô con, chúng ta có thể viết công thức hàm như sau: = LOWER (B2). Ngay lập tức, ô A2 sẽ hiển thị từ “Russian” dưới dạng chữ thường. Nếu chẳng may mắc lỗi, bạn có thể sửa lại công thức này bằng cách đổi từ “LOWER” thành “UPPER” và mọi thứ sẽ trở lại trạng thái cũ.

2.3. Sử dụng chức năng PROPER

Đây là công thức bổ sung cho những bạn muốn đổi tên. Khi bạn muốn giữ chữ cái đầu tiên ở dạng viết hoa và phần còn lại của các chữ cái trong từ hoặc cụm từ ở dạng chữ thường, chúng ta có thể sử dụng hàm PROPER. Công thức là: = PROPER (vị trí ô trống). Ví dụ: = PROPER (B2). Ngay lập tức, ô B2 viết là “VUA NGÂN” sẽ hiện ra ô A2 là “Hoàng Nga” này.

Một lưu ý nhỏ cần nhớ là thao tác này chỉ dùng cho chữ hoa, không dùng cho chữ thường. Vì các chữ cái thường không có viết hoa ngay từ đầu nên không thể giữ nguyên chữ cái đầu tiên viết hoa.

Công việc Kế toán – Kiểm toán

3. Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Microsoft Word

Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Microsoft Word
Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Microsoft Word

Nếu bạn nghĩ rằng công thức trên là khó chịu và bạn muốn làm cho nó đơn giản hơn để không bị thao tác nhầm, hãy sử dụng tùy chọn đặc biệt của Microsoft Word. Các bước cần thực hiện bao gồm:

– Chọn cột có các chữ cái đã được định dạng sẵn trong tệp gốc. Sao chép cột đó bằng thao tác sao chép.

– Mở tệp Word mới và dán cột vừa sao chép bằng tổ hợp phím “Ctrl + V” hoặc nhấn nút Paste sau khi nhấp chuột phải.

– Di chuyển chuột để đánh dấu các chữ cái chính xác mà bạn muốn chuyển đổi.

– Trong phần HOME, nhấp vào phần Phông chữ có biểu tượng “Aa” và nhấp vào phần Thay đổi trường hợp. Tại đây bạn sẽ có 5 mục liên quan để lựa chọn tùy theo mục đích của mình. Đó là: Chữ hoa đầu câu, Chữ thường (chuyển chữ hoa thành chữ thường), PERCASE (chuyển chữ thường thành chữ hoa), Capitalize Every Word (viết hoa mọi chữ cái đầu tiên) và tOGGLE CASE (chữ cái đầu tiên nhỏ). Hoặc để nhanh hơn, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím: “Shift + F3”.

– Cuối cùng, bạn copy bảng đã chuyển đổi trong Word sang bảng sẽ chuyển sang Excel, khi đó bạn đã chuyển chữ hoa thành chữ thường.

4. Chuyển chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Unikey

Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Unikey
Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel với Unikey

Sử dụng Unikey cũng cho kết quả tương tự, các bước thực hiện gần giống như thao tác trên Microsoft Word. Sau khi đánh dấu văn bản bạn muốn chuyển, hãy nhấp vào “Sao chép”. Nhấp chuột phải lần thứ hai để vào biểu tượng Unikey và chọn Công cụ. Ngay lập tức, giao diện Unikey Toolkit sẽ hiện ra. Cả hai phần “Nguồn” và “Đích”, vui lòng đặt chế độ thành “Unicode”. Trong phần Tùy chọn, hãy nhập tùy chọn bạn muốn. Các tùy chọn ở đây bao gồm: Chuyển sang chữ hoa, Chuyển thành chữ thường, Bỏ dấu, Không sử dụng văn bản có dạng thức, Sử dụng bộ phông chữ tối thiểu. Đừng quên chọn “Chuyển mã” để xác nhận thao tác. Khi bạn chọn xong thao tác cần thiết, hãy dán lại bảng này vào tệp Excel.

Tìm một công việc nhanh chóng

Tưởng chừng như vấn đề chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel là chuyện đơn giản nhưng trên thực tế, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về thao tác này. Hi vọng sau khi đọc xong bài viết của Hoàng Nga các bạn sẽ hiểu rõ hơn về tác phẩm này. Đối với những bạn làm hành chính văn phòng, càng biết nhiều thủ thuật Excel thì công việc của bạn càng tốt.

Tìm một công việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 10419 & cateid = 223 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more"). attr (" data -id ", x);});}}); $ (". show_cm "). click (function () {$ (this) .hide (); $ (" hidden_cm "). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm'). show ( ); $ (". ct_cm"). addClass ("hidden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hidden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd '). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Địa chỉ hỗ trợ, giải quyết tất cả các vấn đề về Zalo chính xác nhất | Educationuk-vietnam.org