45 lượt xem

Bỏ túi những tuyệt chiêu sử dụng Data Validation không phải ai cũng biết | Educationuk-vietnam.org

Xác thực dữ liệu là một hàm trong Excel có vai trò cực kỳ quan trọng, giúp đảm bảo quá trình nhập liệu được chính xác theo yêu cầu quy định, hạn chế sai sót. Cùng tìm hiểu thêm ở bài viết dưới đây nhé!

Để nhập nhanh dữ liệu cho một số đối tượng xác định trước bằng danh sách các danh sách để liệt kê, chúng ta có thể sử dụng Đánh giá dữ liệu trong phần mềm Microsoft Excel. Hiện nay, xác thực dữ liệu nâng cao đang được ngày càng nhiều người sử dụng và áp dụng để giúp công việc của họ được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để sử dụng Advanced Data Validation để tạo List và kiểm tra dữ liệu đầu vào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để cùng 123job khám phá những kiến ​​thức về hàm xác thực dữ liệu nâng cao trong Excel nhé!

I. Chức năng xác thực dữ liệu trong Excel

Nói một cách đơn giản và dễ hiểu Đánh giá dữ liệu trong Excel nó có chức năng kiểm duyệt dữ liệu đầu vào để nó được nhập vào đúng nơi, đúng chỗ.

Xác thực dữ liệu nâng cao hiện được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như nhập các ký tự và chữ cái giống nhau vào cùng một cột hoặc xây dựng biểu đồ báo cáo tài chính với các tiêu chí hạn chế (ví dụ: mốc thời gian hàng tháng, hàng quý, hàng năm, địa phương, khu vực hoặc quốc gia) .

II. Hướng dẫn sử dụng Danh sách xác thực dữ liệu với nguồn là Bảng

Sử dụng nguồn cho danh sách chọn dưới dạng một bảng hoặc một cột trong một bảng nhất định sẽ hữu ích Đánh giá dữ liệu trong Excel bạn trở nên linh hoạt hơn nhiều thay vì sử dụng một vùng cố định không phải Bảng hoặc sử dụng các công thức hàm excel phức tạp để tạo danh sách cho Xác thực Dữ liệu Nâng cao.

Khi bạn thêm dữ liệu vào bảng, dữ liệu sẽ được chọn trong danh sách đã chọn và bạn không cần chỉnh sửa nguồn cho nó Xác thực dữ liệu nâng cao.

READ  Giáo trình quản trị nguồn nhân lực PDF | Educationuk-vietnam.org

III. Trong trường hợp Table được lấy làm nguồn, chỉ có 1 cột

Trường hợp Table nhận hàm nguồn chỉ có 1 cột thì bạn phải tham chiếu trực tiếp đến tên của Table đó. TRONG Đánh giá dữ liệu -> Danh sách, trong phần Nguồn, nhập công thức sau: = INDIRECT (“”)

Trong trường hợp Table được lấy làm nguồn, chỉ có 1 cột

Trong trường hợp Table được lấy làm nguồn, chỉ có 1 cột

Trong đó: là Bảng bạn muốn sử dụng làm nguồn cho danh sách chọn cho một ô hoặc dải ô đầu vào nhất định.

IV. Trong trường hợp Bảng nguồn có nhiều hơn 1 cột

Trong ví dụ dưới đây, có 2 cột HH và DG. Tôi muốn bắt đầu tạo danh sách chọn cho ô E2 là đơn giá trong Bảng 1. Vì bảng này có nhiều hơn 1 cột nên khi tạo danh sách chọn với Danh sách xác thực dữ liệu chúng ta sẽ cần tham khảo một cột cụ thể. Chúng ta có một công thức chung như sau: = INDIRECT (“[]”)

Cụ thể, chúng tôi có công thức trong mục Nguồn cho danh sách xác thực dữ liệu như được hiển thị bên dưới (lưu ý dấu ngoặc đơn mở, bao quanh dấu ngoặc vuông): = INDIRECT (“Table1[DG]”)

Trong trường hợp Bảng nguồn có nhiều hơn 1 cột

Trong trường hợp Bảng nguồn có nhiều hơn 1 cột

Bây giờ, khi bạn thêm dữ liệu vào bảng nguồn, dữ liệu cũng nằm trong danh sách chọn Đánh giá dữ liệu Danh sách cũng được cập nhật ngay lập tức cho bạn và bạn sẽ không cần phải thay đổi lại nguồn.

V. Sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel để tạo danh sách và kiểm tra dữ liệu đầu vào

Để bạn đọc biết cách sử dụng Đánh giá dữ liệu trong Excel Để tạo danh sách và kiểm tra dữ liệu đầu vào, dưới đây là một số ví dụ cụ thể giúp bạn dễ hình dung hơn về những điều 123job muốn chia sẻ với bạn đọc:

1. Yêu cầu 1: Điền vào tên công ty và chỉ chọn 1 trong 5 công ty đã cho

Bước 1: Quét và chọn vùng địa chỉ “Công ty sản xuất” từ B11: B15 và đưa chuột vào ô Tên và nhấn Enter như hình bên dưới.

READ  Trình bày vai trò của nhà ở | Educationuk-vietnam.org

Yêu cầu 1-Bước 1

Bước 2: Quét để chọn dải địa chỉ C3: C8, sau đó chọn tab Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu, chọn tab Cài đặt và nhập dữ liệu như hình bên dưới:

Yêu cầu 1-Bước 2

Đến đây, chúng ta đã hoàn thành việc tạo Danh sách, bấm vào ô C3 và chọn tên máy từ nút.

2. Yêu cầu 2: Sản phẩm chỉ được chọn từ các sản phẩm tương ứng với công ty sản xuất

Bước 1: Quét vùng dữ liệu cột tên xe Toyota từ D12: D15 và nhập tên vào vùng hộp Tên như trong hình minh họa bên dưới:

Yêu cầu 2-Bước 1

Bước 2: Tiếp tục quét và chọn cột tên xe HONDA, BMWG, AUDI, FORD và đặt tên tương tự như trên.

Bước 3: Sau khi đặt tên vùng cho các cột tên xe, bạn quét và chọn vùng địa chỉ D3: D8, sau đó chọn tab Data và thực hiện như hình.

Yêu cầu 2-Bước 3

3. Yêu cầu 3: Nhập cột số lượng là số nguyên dương

Quét vùng dữ liệu E3: E8 chọn tab dữ liệu, Đánh giá dữ liệuTab Cài đặt, mục Cho phép chọn Số nguyên, Mục Dữ liệu chọn Lớn hơn, Mục tối thiểu nhập 0, bấm OK.

Nhập dữ liệu.

4. Yêu cầu 4: Tính đơn giá

Chúng ta có thể quen thuộc với các hàm Excel như hàm vlookup được sử dụng để tra cứu các cột trong bảng dữ liệu. Đối với bài toán này, chúng ta có 5 bảng tên máy, vì vậy chúng ta cần kết hợp các hàm trong Microsoft Excel như một hàm gián tiếp, vì hàm gián tiếp sẽ trả về dữ liệu của vùng tham chiếu. Để tính đơn giá, bạn phải thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đặt tên cho vùng tham chiếu, quét để chọn vùng chứa tên xe và giá của vùng dữ liệu như hình minh họa sau (sở dĩ đặt Toyota1 là do chúng ta đặt toyota cho cột tên xe ở bên yêu cầu). ở trên).

Yêu cầu 4-Bước 1

Bước 2: Đặt tên khu vực tương tự cho bảng giá xe HONDA, BMWG, AUDI, FORD (honda1, bmwg1, audi1 và ford1).

READ  Thi tuyển ngành kiến trúc vẽ gì? Bí quyết đạt điểm cao bài thi năng khiếu vẽ | Educationuk-vietnam.org

Bước 3: Nhập công thức như hình dưới đây:

Yêu cầu 4-Bước 3

5. Yêu cầu 5: Tính toán bằng tiền mặt

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Như vậy, yêu cầu đã nhanh chóng được thực hiện.

Để có thể quản lý tên trường dữ liệu (xóa, thêm hoặc sửa đổi …) thì bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3, khi đó hộp thoại quản lý tên trường xuất hiện như hình dưới đây:

Yêu cầu 5

TẠI VÌ. Hoạt động trang tính

Chèn thêm trang tính trong sổ làm việc, bạn có thể làm như sau::

  • Chuyển đến tab Trang đầu => Chèn và sau đó nhấp vào Chèn Trang tính.
  • Nhấp vào nút image015 trên thanh tab của trang tính.
  • Nhấn tổ hợp phím cùng lúc.

Để xóa trang tính khỏi sổ làm việc, bạn có thể thực hiện như sau::

  • Chọn sheet mà bạn muốn xóa, vào Tab Home => Cells => Delete và sau đó nhấp vào Delete Sheet.
  • Nhấp chuột phải vào tên trang tính muốn xóa trên thanh tab trang tính, chọn Xóa, xác nhận xóa, chọn Xóa.

Để sắp xếp các trang tính trong một sổ làm việc, bạn có thể thực hiện như sau::

  • Chọn tên của trang tính để sắp xếp, sau đó di chuyển nó đến vị trí mới.
  • Bấm chuột phải vào tên trang tính bạn cần sắp xếp, sau đó chọn Di chuyển hoặc Sao chép…. Bây giờ Excel sẽ hiển thị hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép, hãy chọn tên của trang tính trong danh sách mà bạn muốn di chuyển trang tính trước nó, sau đó bấm OK.

VII. Sự kết luận

Đây là tất cả thông tin về xác thực dữ liệu trong excel mà 123job muốn chia sẻ với bạn đọc. Mong rằng những thông tin bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng của xác nhận dữ liệu trong excel, các thao tác trên trang tính và cách sử dụng Data Validation để tạo Danh sách và kiểm tra dữ liệu đầu vào. 123job rất cảm ơn các bạn đã xem hết bài viết và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo ngay tại website này!