3280 lượt xem

Hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô lịch sự và chuẩn nhất

Viết thư cho thầy cô đòi hỏi bạn cần suy nghĩ nhiều hơn. Học tập chính là nền tảng cho sự nghiệp sau này, do đó bạn nên tương tác với các việc giao tiếp theo cách chuyên nghiệp nhất, trong đó có việc viết email. Khi gửi thư điện tử cho thầy cô, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email cá nhân của mình và mở đầu bằng một lời chào lịch sự. Dưới đây là hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô chuẩn nhất mà bạn có thể tham khảo.

Cách viết email gửi thầy cô – Hãy tạo ấn tượng tốt ở lần đầu tiên

Tạo ấn tượng bằng việc kiểm tra kỹ câu hỏi

Giáo viên thường cung cấp toàn bộ tài liệu cần thiết cho học sinh vào buổi học đầu tiên. Mọi vấn đề sẽ được giải đáp trong đống tài liệu đó. Mặc dù  thầy cô luôn khuyến khích học sinh đặt ra câu hỏi, những thắc mắc nhưng sẽ rất khó chịu nếu trong tài liệu có câu trả lời. Điều này sẽ khiến giáo viên nghĩ rằng bạn không nghiêm túc học tập,  chưa chịu học và không nghiên cứu tài liệu đã học.

Do đó trước khi đặt ra câu hỏi nào, bạn nên nghiên cứu về câu hỏi đó trước. Bạn cũng có thể trình bày các vấn đề mà bạn gặp phải trong mail gửi thầy cô. Hãy cho thầy cô biết bạn đã đọc tài liệu và chưa nắm rõ vấn đề đó.

Tạo ấn tượng tốt khi viết email cho thầy cô

Hãy sử dụng tài khoản email của mình

Trung bình một ngày, thầy cô có thể nhận được hàng trăm email khác nhau, bao gồm cả email rác. Nếu bạn sử dụng tài khoản email không chính chủ, rất có thể thầy cô nghĩ rằng đây là email rác và bỏ qua.

Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng email mang tên chính mình, nếu có mail của nhà trường cung cấp, email chung của lớp thì bạn nên sử dụng chúng.  Như vậy thầy cô sẽ dễ dàng nhận thấy và email cũng chuyên nghiệp hơn.

READ  Phương pháp làm bài tập bài văn biểu cảm lớp 7 hiệu quả

Cách viết chủ đề email gửi thầy cô bằng Tiêu đề thu hút

Nếu bạn thường xuyên gửi email hoặc nhận email  thì sẽ nhận ra nếu không có tiêu đề thì sẽ rất khó phán đoán nội dung. Đôi khi có thể do bận rộn mà không có thời gian để đọc hết các mail trong hộp thư đến. 

Để tránh thầy cô bỏ qua, bỏ sót, bạn nên ghi một tiêu đề email thu hút, để thầy cô biết nội dung chính là gì cũng như mục đích của bạn.

Chào hỏi bằng tên thầy cô, chức danh của họ

Học sinh, sinh viên đều quên mất việc chào hỏi giáo viên mà đi thẳng vào vấn đề cần trình bày. Mặc dù là lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng lại rất lớn. Do đó bạn đừng quên chào hỏi thầy cô trong mail. 

Bạn hãy bắt đầu bằng việc“kính gửi cô giáo Trần Thu A” hoặc “kính gửi tiến sĩ Trần Thu A” kèm theo sau là một dấu phẩy nhé. (Nếu như bạn không thân thiết viên giáo viên thì hãy ghi cả họ tên của giáo viên nhé)  

Cách soạn nội dung email gửi thầy cô chuẩn nhất – Cách viết mail cho giáo viên hướng dẫn

Hãy nhắc cho thầy cô biết bạn là ai?

Mỗi thầy cô có thể dạy rất nhiều lớp khác nhau, mỗi lớp trung bình có khoảng 40 – 50 người. Chính vì thế, giáo viên cần theo dõi rất nhiều học sinh nên bạn cần nhắc cho thầy cô của mình biết bạn là ai, học lớp nào. 

Tránh lạc đề trong nội dung mail 

Đừng nghĩ thầy cô luôn rảnh rỗi nhé. Giáo viên luôn bận rộn với giáo án. Do đó bạn cần tránh nói lan man, dài dòng trong mail mà cần đi thẳng vào vấn đề, hãy bỏ qua những chi tiết không liên quan. Trình bày càng ngắn gọn, càng súc tích càng tốt nhé. 

READ  Hướng dẫn cách viết chữ h hoa đẹp, sáng tạo tại nhà
Tránh lạc đề trong nội dung email

Hãy cố gắng viết câu hoàn chỉnh

Việc viết mail gửi cho giáo viên không giống với việc bạn nhắn tin cho bạn bè hay đăng bài trên facebook. Khi viết cho thầy cô, bạn cần viết câu hoàn chỉnh để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của mình với thầy cô.  

Tập trung vào giọng điệu

Khi viết mail gửi thầy cô, các bạn thường quên mất giọng điệu cần thể hiện. Khi lần đầu liên hệ với giáo viên của mình, bạn hãy cố gắng giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Điều này có nghĩa là trong mail bạn không nên chèn thêm các biểu tượng cảm xúc.

Đưa ra yêu cầu lịch sự nhất

Bạn đang là người chủ động và cần sự giúp đỡ của giáo viên, do đó đừng đòi hỏi quá đáng và hãy lịch sự nhất nhé. Hãy đặt vị trí của bạn vào giáo viên khi học sinh yêu cầu quá đáng, mất lịch sự thì bạn có chấp nhận không.  Điều này chỉ khiến bạn thêm bất lợi, vì vậy hãy thật lịch sự, khéo léo khi nhờ sự trợ giúp của giáo viên.

Viết hoa, sử dụng dấu câu hợp lý 

Khi gửi mail cho thầy cô tốt nhất bạn cần đảm bảo dấu chấm, dấu phẩy và viết hoa chính xác. Thầy cô thường khá để ý đến những vấn đề đó, vì thế mà bạn cần thận trọng để tránh gây khó chịu cho người đọc.

Hoàn tất email – Cách gửi mail cho thầy cô chuẩn xác

Hoàn tất email gửi thầy cô

Chỉ ra vấn đề mà bạn muốn giáo viên hỗ trợ

Đảm bảo chính xác những gì mà bạn cần sự hỗ trợ của giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy trình bày về vấn đề đó.

Đọc lại toàn bộ thư để kiểm tra câu từ, ngữ pháp

Rà soát lại email  để tránh bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một và nhiều lỗi cần phải sửa.

READ  Hướng dẫn cách viết chữ đẹp trong PowerPoint nhanh chóng

Đọc lại email dưới quan điểm của thầy cô

Hãy nghĩ về nội dung để chắc chắn bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích, ngắn gọn. Bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình bởi điều này không chuyên nghiệp.

Hãy kết thúc email bằng một lời chào lịch sự 

Nếu bạn đã mở đầu email một cách trang trọng thì nên kết thúc lịch sự. Hãy sử dụng các cụm từ như “Trân trọng” hay “Chân thành cảm ơn,” theo sau là một dấu phẩy cùng họ tên đầy đủ của bạn

Kiểm tra lại email sau một tuần

Sau khi gửi email, bạn cần tránh làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu thầy cô không có phản hồi gì trong vòng 1 tuần, bạn có thể gửi lại một email khác để tránh thầy cô không nhận được email của bạn.

Xác nhận thư trả lời

Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác định rằng đã nhận được thư trả lời. Chỉ một câu “Em cảm ơn thầy!” là đủ. Bạn cũng có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để thể hiện sự chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hoặc câu hỏi của bạn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, thì bạn có thể xin gặp mặt thầy cô trực tiếp.

Một số email mẫu gửi thầy cô – Mẫu viết email gửi thầy cô 

Mẫu viết email gửi thầy cô chuẩn xác nhất hiện nay. Bạn có thể tham khảo!

Hướng dẫn đăng ký xét tuyển tài năng - Sửa lỗi thầy cô không nhận được mail nhận xét
Mẫu viết mail chuẩn xác nhất
12 kỹ năng viết Email chuyên nghiệp nhất định phải biết cho sinh viên và cả người đi làm – Mẹo hay cuộc sống
Viết Email chuyên nghiệp

Video hướng dẫn cách gửi mail cho giáo viên ấn tượng

Video hướng dẫn chi tiết cách gửi mail cho giáo viên mà bạn không nên bỏ qua.

Trên đây chính là toàn bộ cách viết mail cho thầy cô mà educationuk-vietnam.org muốn hướng dẫn cho bạn biết. Qua bài viết này bạn có thể tự tin gửi một email chuẩn và lịch sự đến thầy cô của mình.