32 lượt xem

Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả | Educationuk-vietnam.org

Người tổ chức các sự kiện công việc

1. Tầm quan trọng của bảng ngân sách sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách sự kiện

Nếu bạn đã từng trải qua vai trò trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn sẽ hiểu rằng một sự kiện thực tế để diễn ra thành công cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, đặc biệt là khâu chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị thì bảng kinh phí tổ chức sự kiện là một bước quan trọng và cần thiết. Các cá nhân chịu trách nhiệm quản lý sự kiện, hoặc bản thân các nhà tổ chức, nhận thức được tầm quan trọng này và ưu tiên hơn tất cả giai đoạn lập ngân sách ban đầu.

Lập ngân sách như một kỹ năng, một điều bắt buộc đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc quy định như vậy sẽ đảm bảo rằng trong các tình huống và hoàn cảnh phát sinh, không thiếu ngân sách cho việc tiếp tục sự kiện. Ngành tổ chức sự kiện ngày nay cạnh tranh hơn bao giờ hết. Trong mắt khách hàng, việc họ lựa chọn một đơn vị hay một cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ dựa trên nhiều yếu tố. Nếu bạn thậm chí không thể đưa ra ngân sách sự kiện, điều đó sẽ buộc bạn và cơ quan bạn đang làm việc là không chuyên nghiệp.

2. Quy trình lập ngân sách sự kiện

Quy trình lập ngân sách sự kiện
Quy trình lập ngân sách sự kiện

Tuy nhiên, lập ngân sách thoạt nghe thì dễ nhưng thực tế lại rất khó. Đặc biệt, sẽ khó hơn nếu bạn là người mới bắt đầu, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Để lập ngân sách dễ dàng hơn, hãy thử làm theo quy trình bốn bước.

2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch tổ chức sự kiện

Cho dù đó là một sự kiện nhỏ hay lớn, các chuyên gia tổ chức sự kiện nên nhận thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng bảng này, bạn cần nghiên cứu và hiểu rõ nội dung, tóm lại là những gì trong kế hoạch chuẩn bị sự kiện. Sự kiện được tổ chức trong nhà hay ngoài trời, bao nhiêu khách mời, chủ đề chính của sự kiện là gì, các hoạt động sẽ diễn ra tại sự kiện, danh sách các buổi biểu diễn, khách mời, khán giả, thời gian và thời gian của sự kiện, những gì ý nghĩa và mục đích của sự kiện ?, …

Nghiên cứu và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện
Nghiên cứu và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện

Tóm lại, điều quan trọng là phải xác định các yếu tố cơ bản như vậy trước khi bạn bắt đầu tạo ngân sách sự kiện. Bạn sẽ biết những gì để thực hiện? Nó đã được thực hiện như thế nào? Cụ thể hơn, những hạng mục nào sẽ cần kinh phí và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu? Việc nghiên cứu, học hỏi bao giờ cũng có ích, vì khi “đánh giặc” thì phải “biết địch”. Và như khi tổ chức một sự kiện hoành tráng, cũng phải rút kinh nghiệm.

Hầu hết những người tổ chức sự kiện đều mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm, sẽ chủ quan và đôi khi bỏ qua bước lập ngân sách hoặc bỏ qua một số hạng mục do chưa nghiên cứu kỹ kế hoạch. Đây có thể là một sai lầm hoàn toàn tốn kém, chúng có thể ảnh hưởng đến sự vận hành trơn tru của sự kiện và thậm chí khiến bạn phải chịu trách nhiệm về số tiền đã mất.

2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục

Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục
Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục

Tiếp theo bước nghiên cứu sẽ là bước phân loại và tạo danh sách bao gồm các mục cần đánh giá. Người tổ chức sự kiện cần biết cách tổ chức sự kiện, sau đó họ cần biết cách cung cấp các vật dụng cần thiết, hoặc có thể bao gồm phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng. và chất lượng.

Trong quá trình xây dựng bảng dự toán, ngoài phí quản lý (khoảng 10 – 15% tùy đơn vị tổ chức), còn khoảng 10% phí giá trị gia tăng đối với các hạng mục khó. Dự toán chi phí có thể được thêm vào ngân sách thông thường mà các nhà tổ chức sự kiện thường nhận được, trung bình từ 10 – 20%. Việc lập danh sách các hạng mục cho một sự kiện phụ thuộc rất lớn vào từng sự kiện, loại sự kiện cũng như nội dung hoạt động của sự kiện. Tuy nhiên, về bản chất, bảng ngân sách sự kiện thường sẽ bao gồm các mục sau:

liệt kê tất cả các danh mục
Liệt kê tất cả các mục
  • Không gian tổ chức (phí thuê mặt bằng, các mặt hàng có sẵn tại chỗ, …)
  • Kích hoạt cabin
  • Hạng mục thiết kế (cổng ra vào, bóng bay, hoa trang trí, phông nền sân khấu, băng rôn, …)
  • Thiết bị kỹ thuật (thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, …)
  • Biểu diễn tại sự kiện
  • Nhân viên hậu cần, hoạt náo viên, PG / PB, người dẫn chương trình.
  • Hệ thống ghế ngồi, bàn ghế,….
  • Biển quảng cáo / ấn phẩm / thư mời / menu / băng rôn / ấn phẩm quà tặng,….
  • Quay phim và chụp ảnh
  • Đạo diễn chương trình, đồng phục biểu diễn, lễ tân, bồi bàn,….
  • Game Show, quà tặng kèm theo
  • Quảng cáo sự kiện, thu thanh, truyền thông báo chí.
  • Dịch vụ bảo vệ, có chỗ để xe, có bảo vệ.
  • Điện, nước, internet, các khoản thanh toán khác
  • Những tai nạn gây ra và những trường hợp không lường trước được, …

Trên thực tế, sự kiện càng lớn thì số vật phẩm cần bỏ ra càng nhiều. Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ lịch trình tổ chức sự kiện trước khi lên danh sách các hạng mục. Hơn nữa, thực tế cho thấy không có nhiều sự kiện diễn ra đúng như kịch bản từ đầu đến cuối. Vì vậy, cần chuẩn bị thật tốt bảng ngân sách sự kiện để lấy đó làm cơ sở chi trả và có những giải pháp kịp thời cho những chi phí phát sinh.

Tuyển nhân viên tổ chức sự kiện

2.3. Bước 3: Lập danh sách dự trù ngân sách cho các rủi ro mới phát sinh

Lập danh sách dự trù ngân sách cho những rủi ro phát sinh
Lập danh sách dự trù ngân sách cho những rủi ro phát sinh

Như đã nói, một sự kiện diễn ra theo kế hoạch từ A đến Z là rất hiếm. Càng nhiều hạng mục cần làm thì chi phí phát sinh càng cao. Kết quả là, không chỉ khó lập ngân sách cho mọi hạng mục mà còn khó khăn hơn để lập ngân sách cho những tình huống không lường trước hoặc bất ngờ.

Đầu tiên, hãy cố gắng tính toán và lường trước những rủi ro hoặc tình huống có thể xảy ra trong trường hợp bạn đang đảm nhận? Những rủi ro thường thấy trong một sự kiện bắt nguồn từ nhiều vấn đề. Đó có thể là tình huống đến từ khán giả được mời, từ thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời, từ hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, từ nhân viên hậu cần, MC bị ốm đột ngột, tai nạn. Tai nạn không thường xuyên xảy ra khi tổ chức game show, … Tóm lại, khi bạn lường trước được những rủi ro và tình huống phát sinh, bạn nên đưa vào ngân sách dự trù cho từng rủi ro.

Chi phí ước tính cho những rủi ro phát sinh
Chi phí ước tính cho những rủi ro phát sinh

Ví dụ, khi sự kiện bạn tổ chức là sự kiện ngoài trời, hãy lường trước những yếu tố nguy hiểm không lường trước được, chẳng hạn chuẩn bị thêm một số bàn ghế, bạt che chắn đề phòng thời tiết xấu. Hay như khi bạn tổ chức một sự kiện thời trang, ngoài kinh phí dành cho người mẫu, trang phục, kỹ xảo sân khấu, âm thanh ánh sáng,… thì bạn cũng nên tính thêm cả chi phí giặt quần áo, đặc biệt là với các show diễn thời trang áo dài.

Hoặc trong các mùa sự kiện cao điểm, bạn sẽ phải đối mặt với chi phí tăng thêm để chi cho các hạng mục sự kiện. Do đó, khi ước tính ngân sách sự kiện, bạn nên cân nhắc đặt ra những con số phản ánh sự thay đổi, thay vì áp dụng mãi những con số ngân sách cũ.

2.4. Bước 4: Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Sau khi hoàn thành bảng ngân sách và trước khi trình bày cho khách hàng hoặc đối tác tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện phải tính toán tổng chi phí và xác định con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí rủi ro phát sinh.

Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành
Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Lập ngân sách sự kiện không hề đơn giản, chúng đòi hỏi người tạo phải cẩn thận, cầu toàn và cực kỳ tỉ mỉ. Vì vậy, hoạt động này thường được giao cho những cá nhân có tầm nhìn, tư duy khoa học, quan sát tốt và lường trước được những khía cạnh dù là nhỏ nhất có thể. Bạn thử nghĩ xem, nếu bảng ngân sách tổ chức sự kiện không hiệu quả, chi phí ước tính thấp hơn chi phí thực tế, có thể bạn và đơn vị bạn phụ trách sẽ buộc phải chi ngân sách tương ứng để bù đắp.

3. Những lưu ý khi lập ngân sách sự kiện

Như đã nói, một sự kiện chắc chắn sẽ có những vấn đề có thể xảy ra hoặc có thể không lường trước được. Tuy nhiên, điều quan trọng vẫn là phải hiểu và nắm được chính xác từng giai đoạn, chi tiết của từng hoạt động tại sự kiện. Nếu bạn là người tạo sự kiện chưa có kinh nghiệm, tốt nhất bạn nên chủ động tìm kiếm những người có kinh nghiệm hơn. Cho họ xem trước ngân sách của bạn, cố gắng lắng nghe lời khuyên và đề xuất của họ. Bạn sẽ hiểu thêm nhiều điều và rút kinh nghiệm hoặc có động lực, cơ sở để hoàn thành kế hoạch ngân sách của mình tốt hơn.

Những lưu ý khi tạo ngân sách sự kiện
Những lưu ý khi tạo ngân sách sự kiện

Ngoài ra, ngân sách luôn là một thứ vô cùng quan trọng, bạn phải lưu ý để hạn chế chúng. Bởi vì khách hàng của bạn có thể đã đưa ra một vùng an toàn ngân sách mà họ muốn bạn ở trong vùng an toàn đó, thay vì vượt quá ngân sách dự kiến ​​ban đầu.

Tìm việc làm trực tuyến

Tóm lại, để một sự kiện diễn ra thành công thì việc lập ngân sách là khâu quan trọng không thể bỏ qua. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn có thể bị khách hàng chỉ trích là kém chuyên nghiệp và kém chu đáo nếu bạn không biết cách tạo ngân sách tổ chức sự kiện và đảm bảo bạn có đủ kinh phí để trang trải. cho các tình huống phát sinh. Nghề tổ chức sự kiện không hề dễ dàng nhưng chỉ cần học hỏi từng chút một, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo nghề!

Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện chi tiết nhất!

Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ chính của người tổ chức sự kiện. Nhưng trên thực tế, họ phải đảm nhận những chức năng và vai trò cụ thể nào? Hãy cùng tìm hiểu bí mật nghề tổ chức sự kiện qua bài chia sẻ dưới đây nhé!

Mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện

Tìm một công việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 12519 & cateid = 115 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more"). attr (" data -id ", x);});}}); $ (". show_cm "). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hidden_cm "). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm'). hiển thị (); $ (". ct_cm"). addClass ("hidden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hidden_cd" ) .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (' . show_cd '). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Mẫu Sơ Yếu Lý Lịch File Word Chuẩn 2021 | Educationuk-vietnam.org