17 lượt xem

Công tác văn thư là gì? | Educationuk-vietnam.org

Đối với những người làm việc trong các cơ quan, đơn vị chính phủ hay các doanh nghiệp lớn thì văn phòng làm việc không còn là cái tên xa lạ. Vì thế Công việc văn thư là gì? Ý nghĩa của công việc văn thư? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

Một bức thư là gì?

Văn thư được hiểu là công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, xuất bản văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đăng ký và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu. tại nơi làm việc thư ký.

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp lớn, bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách quản lý và duy trì thư từ đến và đi của đơn vị, nhận thư, xử lý văn bản cũng như thực hiện một trong các nhiệm vụ khác. về công tác hành chính trong đơn vị.

Trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư sẽ thực hiện công việc trong phạm vi năng lực và trách nhiệm của mình trong bộ phận quản trị văn thư tùy theo đặc điểm và mô hình tổ chức của từng doanh nghiệp. Đây là những nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ hành chính của văn phòng chung tùy theo nhiệm vụ trực tiếp từ đơn vị nơi họ làm việc.

Còn đối với các doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ hơn, thường sẽ không có bộ phận văn thư riêng mà thường bộ phận kế toán sẽ kiêm nhiệm các công việc hành chính giấy tờ, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ, đồng thời sẽ thực hiện các công việc khác liên quan đến công tác hành chính trong doanh nghiệp. .

Công việc văn thư là gì?

Theo Thông tư số. 04/2013 / TT-BNV, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. quản lý và sử dụng tem trong công tác văn thư.

Có thể nói, công tác văn phòng là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan, đơn vị nhà nước. Các tổ chức Đảng, Nhà nước và đoàn thể nếu muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải sử dụng các công văn, tài liệu để phân phát các chỉ thị, đường lối, chính sách phản ánh tình hình với cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi chép các sự kiện, diễn biến xảy ra trong các hoạt động hàng ngày.

Đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp cấp ủy các cấp về tổ chức, bộ máy điều hành, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.

Hiểu biết về công việc văn thư

Thực hiện tốt công tác văn thư là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng công việc của cơ quan, đơn vị, tổ chức chính trị – xã hội, chống quan liêu giấy tờ.

Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, từ việc xác định chủ trường, chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đến phản ánh tình hình, đề xuất, kiến ​​nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, giải quyết công việc … mọi người nên dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.

Thông tin càng đầy đủ, chính xác, kịp thời thì càng có hiệu quả đối với hoạt động của các cơ quan, vì thông tin quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin quan trọng và chính xác nhất là nguồn thông tin từ văn bản. Đây là phương thức rõ ràng, hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp.

Trên thực tế, công tác văn thư bao gồm nhiều khâu, gồm nhiều bộ phận, vì vậy thực hiện tốt công tác văn thư sẽ có những tác dụng sau:

– Giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, đoàn thể chính trị – xã hội tiến hành công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, trong đó có chính sách bảo mật được thể hiện trong tài liệu, vì vậy việc bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan là vấn đề hết sức quan trọng.

Việc tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý tài liệu chặt chẽ, gửi tài liệu đến đúng đối tượng sẽ hạn chế thấp nhất tình trạng thất lạc, thất lạc, góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.

– Bảo đảm lưu giữ đầy đủ hồ sơ hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội. Nội dung tài liệu sẽ phản ánh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội và các cấp lãnh đạo. Trường hợp tài liệu được bảo quản đầy đủ, nội dung văn bản bảo đảm chính xác, phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội thì tài liệu được bảo quản khi cần thiết sẽ trở thành bằng chứng đầy đủ về mặt pháp lý của cơ quan, đơn vị.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản. Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ các tổ chức chính trị – xã hội. Vì vậy, nếu hoàn thành tốt công việc văn phòng thì mọi công việc của cơ quan sẽ được lập hồ sơ.

Khi hoàn thành công việc, tài liệu được ghi chép đầy đủ, nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến tới các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, đánh giá, thống kê, lưu trữ và phục vụ tốt. cho việc sử dụng và sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài.

Với nội dung bài viết trên chúng tôi đã lý giải về Công việc văn thư là gì? Nếu bạn còn thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trực tiếp.

READ  Cách tính góc giữa đường thẳng và mặt phẳng cực hay | Educationuk-vietnam.org