55 lượt xem

Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả? | Educationuk-vietnam.org

Kế hoạch dự phòng là gì? Kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh liên tục tổng thể của bạn vì chúng giúp doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho bất cứ điều gì.

Kế hoạch dự phòng là gì?

Chuyện gì xảy ra nếu…? Đây là câu hỏi ám ảnh tất cả các nhà quản lý. Tất nhiên, có hàng triệu khả năng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhưng có một kế hoạch dự phòng ít nhất sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những điều chưa biết.

Kế hoạch khẩn cấp là một quy trình hành động mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện nếu một sự kiện hoặc tình huống bất ngờ xảy ra.

Đôi khi một khoản dự phòng có thể dương – chẳng hạn như một dòng tiền bất ngờ – nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến một sự kiện tiêu cực ảnh hưởng đến danh tiếng, tài chính hoặc khả năng kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ về các sự kiện bất lợi bao gồm hỏa hoạn, lũ lụt hoặc lỗi mạng nghiêm trọng.

Lập kế hoạch khẩn cấp là một chiến lược chủ động, trong khi quản lý khủng hoảng là một chiến lược phản ứng. Kế hoạch khẩn cấp giúp bạn chuẩn bị cho những gì có thể xảy ra, kế hoạch xử lý khủng hoảng giúp bạn đối phó hiệu quả sau khi sự cố xảy ra.

“Kế hoạch dự phòng là gì? Đây là một quá trình hành động được lập kế hoạch trước để giúp một doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với một sự kiện hoặc tình huống quan trọng có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra trong tương lai. “

Tại sao một kế hoạch dự phòng lại quan trọng?

READ  Thì tương lai gần – Near future tense | Công thức, cách dùng, dấu hiệu nhận biết và bài tập áp dụng | Educationuk-vietnam.org

Một kế hoạch dự phòng là rất quan trọng bởi vì không có nó, bạn đang đặt doanh nghiệp của mình vào rất nhiều rủi ro có thể tránh được. Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần có một kế hoạch dự phòng:

Giảm thiểu tổn thất

Với kế hoạch B, bạn sẽ có khả năng phản ứng tốt hơn với các sự kiện và giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu bạn đã có sẵn kế hoạch quản lý thảm họa, bạn có thể nhanh chóng thực hiện nó trong trường hợp hỏa hoạn. Điều này cho phép bạn nhanh chóng sơ tán khỏi tòa nhà mà không gây hại cho bạn hoặc nhân viên của bạn.

Cải thiện xử lý

Lý do chính cho việc lập lịch là do nó cung cấp trách nhiệm giải trình được cải thiện. Vì một kế hoạch khẩn cấp vạch ra rõ ràng các bước hành động cần thực hiện để vượt qua chướng ngại vật, bạn có thể nhanh chóng đối phó với tình huống mà không cần suy nghĩ nhiều hoặc tệ hơn là không hoảng sợ.

Làm thế nào để dễ dàng thực hiện các kế hoạch dự phòng?

Cách lập kế hoạch dự phòng là gì? Vui lòng làm theo các bước dưới đây.

Một kế hoạch kinh doanh dự phòng hiệu quả dựa trên nghiên cứu và động não tốt. Dưới đây là các bước bạn nên làm theo quy trình lập kế hoạch khẩn cấp.

Suy nghĩ và liệt kê các rủi ro chính

Bạn không thể đoán trước được điều gì đó nếu bạn không thực sự biết mình đang chuẩn bị cho những gì. Tập hợp nhóm của bạn và suy nghĩ về các yếu tố có thể có tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh hoặc dự án tiếp theo của bạn.

READ  Mẫu hợp đồng mượn tiền không lãi suất | Educationuk-vietnam.org

Như đã đề cập trong kế hoạch khẩn cấp là gì, có hàng triệu rủi ro có thể xảy ra. Xem xét tất cả các rủi ro tiềm ẩn đối với doanh nghiệp của bạn, bao gồm lỗi bảo mật, thiên tai, thay đổi nhân sự đột xuất, v.v.

Trong quá trình này, hãy chắc chắn bao gồm các nhà quản lý, trưởng nhóm, các chuyên gia chủ đề. mọi người từ tất cả các bộ phận để đảm bảo rằng bạn đang chuẩn bị cho toàn bộ hoạt động kinh doanh, không chỉ nhóm của bạn.

Bạn có thể sử dụng bản đồ tư duy để sắp xếp và phân loại rủi ro và chia sẻ chúng với mọi người để có thêm đề xuất hoặc phản hồi.

Xếp hạng mức độ rủi ro

Khi bạn đã hoàn thành việc tạo danh sách các rủi ro tiềm ẩn, đã đến lúc bắt đầu san lấp rủi ro dựa trên tác động của chúng.

Trong khi bạn có thể chuẩn bị cho một vụ hỏa hoạn, nếu khu vực của bạn hiếm khi xảy ra hỏa hoạn, bạn nên gạt điều đó sang một bên và tập trung hơn vào những sự cố dễ xảy ra hơn.

Xác định và thu thập tài nguyên

Tiếp theo, lập danh sách các nguồn lực quan trọng mà công ty có thể sử dụng trong thời gian xảy ra sự cố. Nguồn lực có thể là bất cứ thứ gì, từ nhân sự và công cụ đến phần mềm và liên hệ khẩn cấp. Ưu tiên danh sách này theo mức độ quan trọng.

Bắt đầu tạo một kế hoạch dự phòng cho bất kỳ sự kiện nào

READ  Tập bản đồ Lịch Sử lớp 7 | Giải Tập bản đồ Lịch Sử lớp 7 hay nhất | Giải Tập bản đồ - Tranh ảnh | Educationuk-vietnam.org

Các rủi ro khác nhau sẽ yêu cầu các kế hoạch khẩn cấp khác nhau. Một khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các rủi ro tiềm ẩn, bạn cũng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các kế hoạch của mình và lập kế hoạch dự phòng cho các mối đe dọa tiềm ẩn quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Trọng tâm chính của bạn nên là giảm thiểu tổn thất.

Kế hoạch khẩn cấp của bạn nên bao gồm các hướng dẫn từng bước về những việc cần làm trong trường hợp xảy ra sự cố và cách xử lý tình huống. Ngoài ra, nó cũng nên bao gồm thông tin về các nhân sự chủ chốt cần tiếp cận, bao gồm cả thông tin liên hệ của họ.

Chia sẻ kế hoạch với nhóm

Khi các kế hoạch khẩn cấp được đưa ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chính đều có thể tiếp cận chúng một cách dễ dàng. Bạn có thể lưu trữ các kế hoạch sao lưu trong hệ thống quản lý tài liệu và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có quyền truy cập.

Xem lại kế hoạch

Một kế hoạch dự phòng tốt là một kế hoạch được xem xét liên tục, cho phép các nhà quản lý thực hiện những thay đổi thích hợp khi cần thiết. Khi một nhân viên mới, phần mềm, quy trình hoặc cách thức kinh doanh xuất hiện, kế hoạch dự phòng của bạn cần được cập nhật để phản ánh hiện trạng.

Qua những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu được phương án dự phòng là gì. Vui lòng truy cập Careerlink.vn để tìm hiểu thêm các thuật ngữ kinh tế.

Trâm Nguyễn