54 lượt xem

Flowchart là gì? Cách vẽ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp | Educationuk-vietnam.org

Bạn có biết lưu đồ là gì không? Làm thế nào để vẽ lưu đồ chuyên nghiệp nhất trong kinh doanh? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ chia sẻ đến bạn Lưu đồ là gì, cách vẽ lưu đồ chuẩn nhất và phân tích các lưu đồ thường gặp.

Lưu đồ được biết đến như một biểu đồ hay lưu đồ, hỗ trợ công việc cho nhiều cơ sở và ngành công nghiệp khác nhau. Vì vậy thuật ngữ Lưu đồ nhanh chóng xuất hiện và trở nên phổ biến trong kinh doanh. Tuy nhiên, bạn có hiểu không? Lưu đồ là gì? Làm thế nào để vẽ và áp dụng lưu đồ cho các quy trình? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ cùng bạn khám phá tất tần tật về Flowchart.

I. Lưu đồ là gì?

Bạn có hiểu mọi thứ về Lưu đồ hay không? Bạn có hiểu mọi thứ về Lưu đồ hay không?

Sơ đồ dòng chảy được gọi là lưu đồ hoặc sơ đồ quy trình, công cụ Thiết kế đồ họa Việc hình dung chuỗi nhiệm vụ trở nên đơn giản hơn, bao gồm các bước, điều kiện thay đổi kết quả … Sơ đồ có một số ưu điểm lớn trong doanh nghiệp như:

  • Tài liệu đầy đủ và chi tiết nhất giúp nhân viên hiểu rõ quy trình hoạt động như thế nào, đặc biệt là nhân viên mới (gồm những bước nào, có những công cụ gì, ai là người hỗ trợ …)

  • Đánh giá chất lượng sản xuất sản phẩm thông qua các quy trình vận hành tiêu chuẩn.

  • Phục vụ như một tài liệu tham khảo trong thiết kế lại quy trình. Nó giúp khi bản đồ thực được chiếu vào sơ đồ dòng để hiểu được bước nào cần phải loại bỏ và bước nào cần được thêm vào.

II. Cách vẽ lưu đồ chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Trong nháy mắt, bạn có thể thấy cách vẽ biểu đồ dòng chảy nó rất dễ thiết lập, nhưng trên thực tế, để xây dựngLưu đồ trong sơ đồ tư duyKhoa học và hiệu quả không đơn giản. Dưới đây, 123job sẽ hướng dẫn bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh chuyên nghiệp, đồng thời, các yếu tố trong quy trình được phân tích cụ thể, giúp bạn hiểu nhanh hơn.

1. Xem xét lại bạn có thực sự cần một lưu đồ hay không?

Trong kinh doanh, Lưu đồ chỉ thực sự cần thiết khi doanh nghiệp của bạn muốn tiếp tục hoạt động, tăng số lượng nhân viên, mở rộng mô hình kinh doanh… Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày nay vẫn áp dụng quản lý theo quy trìnhtrực tiếp bằng lời nói. Nhưng các doanh nghiệp hàng đầu lại chọn hướng đi ngược lại, đó là sử dụng Lưu đồ. Lưu đồ cho phép bạn “tài liệu hóa” trình tự các bước trong một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình đó trước khi tham gia vào các chuyển đổi tiếp theo. Bạn nên thêm các hướng dẫn liên quan vào lưu đồ để thao tác trên lưu đồ dễ dàng hơn.

2. Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trình

Bạn có thể tạo một cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất về Lưu đồBạn có thể tạo một cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất về Lưu đồ

Nếu là người trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, bạn nên thu thập đầy đủ các thông tin liên quan để có bản vẽ Lưu đồ chuẩn nhất. Ngay cả đối với các quy trình ngắn hạn 1-2 ngày, hoặc các bước tối thiểu, bạn vẫn cần đầy đủ thông tin để có một sơ đồ quy trình chính xác. Nó có thể được gọi là:

  • Mục đích của quá trình là gì? Nó có phải là cuộc gọi chính xác?

  • Quá trình này bao gồm những bước nào? Tên đầy đủ của từng bước là gì?

  • Ai chịu trách nhiệm cho một hoặc nhiều bước trong quy trình? Chỉ một người hay luân chuyển nhân viên trong đội / nhóm?

  • Hướng dẫn mô tả chi tiết có thể được thêm vào Sơ đồ dòng chảy hay không? Khung thời gian cho mỗi bước là gì?

  • Sau bước này, có ít nhất hai khả năng. Nếu tùy chọn A tồn tại, quy trình có giống nhau không? Trong trường hợp của phương án B, có cần phải quay lại quy trình trước đó, thực hiện điều tương tự, hay thực hiện nửa chừng quy trình tiếp theo?

  • Có bất kỳ sự kiện nào khiến bạn đi chệch khỏi “đường đua” của quá trình của mình không?

  • Có bao giờ kết quả thành công khi bắt đầu và kết thúc quá trình không? Hoặc sẽ đăng nhập và quá trình của bạn không thành công?

READ  Biển thủ là gì? Phân tích các hình thức, đặc điểm của biển thủ | Educationuk-vietnam.org

Để hiểu và nắm rõ các bước chuyên sâu liên quan và toàn bộ tiềm năng của một quy trình, bạn cần tham khảo ý kiến ​​của những người làm việc tại đó. Bạn có thể chọn trò chuyện với bất kỳ người nào hoặc mở các cuộc họp với họ kĩ năng giao tiếp Tốt, hãy khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng thú vị.

3. Bắt đầu vẽ sơ đồ dòng chảy

Khi bạn đã thu thập được thông tin cụ thể nhất về quy trình thực tế, chúng ta hãy bắt đầu xây dựng sơ đồ. Sơ đồ dòng chảy hoàn hảo. Dưới đây là các ký hiệu cơ bản nhất cho Quy tắc vẽ biểu đồ luồngquy trình kinh doanh:

Các ký hiệu cơ bản nhất khi vẽ sơ đồCác ký hiệu cơ bản nhất khi vẽ sơ đồ

Với những ký hiệu này, bạn có thể bắt đầu vẽ biểu đồ luồng hiệu quả cho một quy trình theo 3 cách khác nhau.

  • Phương pháp 1: Dùng bút và giấy

Đây là cách đơn giản nhất bạn có thể áp dụng khi vẽ sơ đồ, bạn cần chuẩn bị bút, giấy trắng và bắt đầu vẽ “xương sống” của bản đồ. Bạn có thể sử dụng thêm các công cụ thủ công như thước kẻ, la bàn, v.v. để có được một sơ đồ đẹp và sang trọng hơn. Sau khi hoàn thành, bạn có thể chụp ảnh và lưu lại, hoặc giữ lại bản cứng để sao chép thêm, việc còn lại là giao cho nhân viên thực hiện theo quy trình Lưu đồ.

  • Cách thứ hai: Sử dụng công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”

Bạn hoàn toàn có thể tạo sơ đồ Sơ đồ dòng chảy ở dạng kỹ thuật số, sử dụng Công nghệ thông tin giúp bạn chỉnh sửa, lưu và chia sẻ hiệu quả cho nhân viên dễ dàng hơn. Xây dựng ở mức cơ bản nhất, bạn có thể sử dụng Paint, Microsoft Powerpoint hoặc các phần mềm, ứng dụng đồ họa chuyên dụng như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator… Chúng sẽ giúp bạn có một Lưu đồ.đạt tính thẩm mỹ cao, đẳng cấp của sản phẩm ngày càng chuyên nghiệp và được áp dụng cho các doanh nghiệp cần số lượng lớn Lưu đồ trong quy trình.

  • Cách thứ ba: Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình kinh doanh

Nhiệm vụ quan trọng nhất và đáng lo ngại nhất trong Phần mềm biểu đồ dòng chảy (Phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh – BPMS) là định hình và tự động hóa các quy trình từ đầu đến cuối, phân tích và thực hiện các cải cách, đồng thời giám sát các quy trình đó để tối ưu hóa khi cần thiết. Bằng cách này bạn không cần phải vẽbản cứng hoặc bản mềm, có thể được đặt trước trong cài đặt phần mềm vẽ Lưu đồ. Thông tin từng bước sẽ có phần mô tả cụ thể, khi đến từng bước, nhân viên trong quy trình đó sẽ được thông báo những việc họ cần làm. Giải pháp tự động hóa và quản lý trong phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng”, nếu bạn muốn lựa chọn ý tưởng kinh doanh của tôi.

READ  Các phím tắt trong After Effect bạn nên biết | Educationuk-vietnam.org

Phần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng xác định những gì họ cần làm từ Lưu đồPhần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng xác định những gì họ cần làm từ Lưu đồ

III. Ví dụ minh họa về 3 Lưu đồ trong doanh nghiệp

1. Sơ đồ quy trình giới thiệu nhân viên mới

Một nhân viên mới cần gia nhập để có thể làm quen với công việc một cách dễ dàng và dễ hiểu hơn Văn hóa doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực, cách thực hiện quy trình tích hợp là khác nhau, vì vậy bài viết sẽ cung cấp cho bạn những bước cơ bản nhất:

  • Nhân viên mới hoàn thành các vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục pháp lý.

  • Hồ sơ được chuyển đến bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao của doanh nghiệp để kiểm tra và phê duyệt.

  • Nhân viên PR sẽ giới thiệu về cấu trúc và quy định cụ thể của doanh nghiệp.

  • Bộ phận quản lý nội bộ của công ty sẽ bàn giao công việc cho nhân viên mới.

2. Sơ đồ quy trình phê duyệt công văn

Như bạn đã biết,Lưu đồ quy trình phê duyệt thường được chuyển qua lại giữa các email, đây là một quy trình rất bận rộn và đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối. Trong quá trình chỉnh sửa, bạn có thể làm rớt thông tin, thông tin không chính xác những giá trị cốt lõi, bị mất hoặc bị quên trong hộp thư nhất định. Dưới đây là các bước chung nhất mà bạn có thể thực hiện để làm cho quy trình phê duyệt tài liệu Lưu đồ hiệu quả hơn:

  • Tài liệu và dữ liệu được chuyển tiếp.

  • Quy trình sẽ bị hủy ngay lập tức nếu hồ sơ gửi không đạt yêu cầu.

  • Tài liệu chính thức được phê duyệt, tiếp tục chỉnh sửa.

  • Lưu tài liệu trong các thư mục được xác định trước.

  • Tự động xác nhận email đánh giá thành công cho người gửi.

3. Lưu đồ của quá trình phản hồi sự cố

Bất kể quy mô của doanh nghiệp là gì, cần phải có Sơ đồ dòng chảy để ứng phó với những nguy hiểm có thể xảy ra và sẵn sàng xuất hiện trong mọi hoàn cảnh. Đôi khi bạn có thể phân tích thị trường và dự đoán điều gì sẽ xảy ra, nhưng đó không phải là tất cả. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có một lưu đồ cho quá trình xử lý các vấn đề phát sinh. Một quy trình bao gồm:

  • Nhân viên phát hiện ra sự cố phải báo ngay.

  • Chuyển lên bộ phận cao hơn, nếu đánh giá không nguy hiểm, vấn đề thì dừng ngay.

  • Có rủi ro xảy ra, một email khẩn cấp, nhanh chóng sẽ được gửi đến ban lãnh đạo doanh nghiệp.

  • Một cuộc họp khẩn cấp sẽ được tổ chức.

  • Ban Giám đốc đồng thời đề xuất và triển khai các giải pháp.

  • Tiếp tục đánh giá xem một giải pháp hiệu quả sẽ được thực hiện.

  • Nếu vẫn không hiệu quả, bạn sẽ phải quay lại tổ chức các cuộc họp khẩn cấp khác và tiếp tục đề xuất, đưa ra các giải pháp.

READ  Toán lớp 6 Bài 23: Mở rộng phân số. Phân số bằng nhau | Educationuk-vietnam.org

IV. Lưu đồ nên hoặc không nên lạm dụng

Nhiều người đặt ra câu hỏi rằng có nhất thiết phải sử dụng sơ đồ trong mọi tình huống?Sơ đồ dòng chảyhay không? Câu trả lời sẽ là không lạm dụng Lưu đồ quá nhiều. Trên thực tế, Lưu đồ chỉ dừng lại ở việc đưa các thông tin cần thiết liên quan đến quy trình vào một sơ đồ vẽ cụ thể để lưu trữ và truyền đạt lại cho nhân viên. Các chức năng thực hiện các bước trong quy trình hàng ngày, hoặc theo dõi tiến độ và phát hiện các lỗi còn tồn tại để giải quyết chúng ngay lập tức, chúng ta thấy rõ rằng Flowchart đã không làm được điều này.

Bạn không nên lập sơ đồ quá trình hoạt động kinh doanh của mìnhBạn không nên lập sơ đồ quá trình hoạt động kinh doanh của mình

Một ví dụ điển hình để chứng minh cho điều mà 123job vừa đưa ra: Nếu khách hàng phàn nàn rằng không nhận được bản sao hợp đồng, bắt đầu thực hiện dịch vụ nhưng đã 7 ngày trôi qua, doanh nghiệp của bạn vẫn không thể phản hồi trở lại. Vấn đề nghiêm trọng nhất là quản lý thời gian, khi bạn nhận ra rằng 7 ngày là quá dài so với tiến độ dự kiến. Và điều bất ngờ của bạn chính là “nút thắt” bạn phải giải quyết trong vấn đề này. Nhưng nếu bạn áp dụng cách xử lý các trường hợp từ Sơ đồ dòng chảybạn sẽ mở một cuộc họp khẩn cấp, gọi cho tất cả ban quản lý và bắt đầu đề xuất các giải pháp.

Đó thực sự là một cách xử lý những việc tốn nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, bạn cần hiểu sâu hơn về lưu đồLưu đồ cho các ứng dụng hiệu quả, tránh việc xử lý chậm trễ quy trình nghiệp vụ.

V. Kết luận

Hầu hết mọi người có thể dễ dàng xây dựng Lưu đồ bằng cách vẽ chúng thành các hình dạng với hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, làm thế nào để áp dụng Lưu đồ vào quy trình thực tế vẫn là một bài toán khó. Hy vọng rằng, trong bài viết trên, 123 công việc đã chia sẻ với các bạn “cẩm nang” hữu ích nhất về sơ đồ Sơ đồ dòng chảy. Chúc may mắn!