48 lượt xem

Gantt Chart là gì? Tại sao nhà quản lý dự án nên dùng sơ đồ Gantt? | Educationuk-vietnam.org

Làm việc Y – Dược

1. Biểu đồ Gantt là gì? Với thông tin liên quan

1.1. Khái niệm biểu đồ Gantt

Như đã thảo luận ở trên, sBiểu đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng và cổ điển trong quản lý dự án và quản lý tiến độ. Sơ đồ được trình bày trên cơ sở biểu đồ, bao gồm trục hoành thể hiện các nhiệm vụ công việc; và thời gian làm việc tương ứng sẽ được biểu thị bằng trục hoành. Mặc dù sơ đồ được phát minh và ra đời từ những năm 1910 nhưng ngày nay chúng vẫn được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi vì nhiều lý do khác nhau. Nhưng về cơ bản, khi bạn sử dụng sơ đồ này, nhà quản trị sẽ biết và dự đoán khi nào công việc cần hoàn thành và thời gian hoàn thành công việc đó là bao lâu. Bởi vì khi bạn nhìn vào biểu đồ hoặc sơ đồ này, bạn sẽ phản ánh điều đó. Và để tạo điều kiện và đạt được hiệu quả cao nhất với việc sử dụng Biểu đồ Gantt khi theo dõi tiến độ dự án, các nhà quản lý thường sẽ tô màu một biểu đồ để cho biết công việc nào đã được hoàn thành.

Khái niệm biểu đồ Gantt

Người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ cũng cần được chỉ rõ trên bảng bằng tên hoặc màu sắc. Ngoài ra, biểu đồ Gantt còn được nhiều chuyên gia gọi là biểu đồ cột mốc, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thanh dự án,… tùy theo nhu cầu của từng nhà quản trị. Quản lý dự án (quản lý dự án) với biểu đồ Gantt trở nên dễ dàng hơn vì rõ ràng rằng nhìn vào biểu đồ có thể sắp xếp thời gian, công việc, tổ chức và quản lý (OPM) của quản trị viên hoặc Quản lý dự án chúng cũng trở thành sự đảm bảo chính xác cho tiến độ.

1.2. Biến thể biểu đồ Gantt – Biểu đồ tải / Biểu đồ trách nhiệm

Là một biến thể của biểu đồ Gantt, cột dọc sẽ liệt kê những nhân viên trực tiếp thực hiện công việc chứ không phải những công việc như Biểu đồ Gantt. Và lúc này khi nhìn vào biểu đồ trách nhiệm, các nhà quản lý cũng sẽ dễ dàng ước tính được thời gian nhàn rỗi, công suất sử dụng của loại tài nguyên đó. Không chỉ được sử dụng bởi các nhà quản lý mà Loud Diagram này còn được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong các phòng ban, khoa, bộ môn, … trong các văn phòng trường đại học, bệnh viện … Từ đó rất tiện lợi cũng như hữu ích cho việc phân công công việc cho các thành viên.

1.3. Biểu đồ Gantt được sử dụng khi nào?

Như trong phần Biểu đồ Gantt là gì, việc chỉ chia sẻ tầm quan trọng của biểu đồ này với các nhà quản lý là chưa đủ để bạn hiểu khi nào thì sử dụng biểu đồ Gantt một cách chính xác? Đây là những gì Biểu đồ Gantt được sử dụng cho:

– Bất cứ khi nào bạn lập kế hoạch cho một dự án, chiến dịch, hãy lập kế hoạch và theo dõi, giám sát các nhiệm vụ công việc cần thực hiện trong một dự án;

– Trao đổi với nhân viên về kế hoạch hoặc có thể là tiến độ của một dự án.

– Bạn có muốn biết quy trình, trình tự, các bước thực hiện dự án hay thời gian thực hiện dự án …

– Cập nhật tiến độ cũng như tình hình triển khai khi dự án bắt đầu.

– Theo dõi và đánh dấu vị trí dự án. Đối với trường hợp này, bạn cũng có thể dùng bản đồ giấy để dễ dàng vạch dọc, dùng giấy màu hoặc kim bấm để đánh dấu. Để đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy chính mình trong dự án. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm máy tính excel, Microsoft Project để cập nhật biểu đồ Gantt một cách đẹp mắt và dễ dàng.

Trong các dự án Quản lý dự án sẽ là người đưa ra dự án, kế hoạch và nhu cầu mẫu phê duyệt dự án trình xin chữ ký và các khoản tạm ứng ngân sách.

1.4. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt

Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt
Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt

Sau khi tham khảo nội dung trên, chắc hẳn bạn cũng sẽ thấy phần nào về ưu điểm của Biểu đồ Gantt là gì? đã sẵn sàng. Là một công cụ quan trọng để quản lý và giám sát dự án, có thể dễ dàng xác định những việc cần phải làm. Đặc biệt, nó còn giúp người quản lý biết được công việc nào cần hoàn thành trước, sau hoặc như thế nào cho đúng tiến độ. Không dừng lại ở đó, Gantt Chart còn cho phép xây dựng và khiến mọi người nhanh chóng hiểu được nhiệm vụ và thời gian cần đặt ra, hoặc khi nào cần hoàn thành. Đồng thời, nó thể hiện trực quan của một nhà quản trị cần phải có. Đây là lý do tại sao Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi không chỉ trong quản lý các dự án xây dựng. Tư vấn quản lý dự án (PMC) sẽ là người đưa ra lời khuyên cũng như lên kế hoạch chi tiết cho dự án nếu các công ty thiếu nguồn lực và cần thuê nhân công bên ngoài. Bắt buộc hợp đồng tư vấn quản lý dự án để thống nhất công việc, ngân sách khen thưởng, …

Nhưng ngoài những ưu điểm đó, Biểu đồ Gantt vẫn còn hạn chế, đó là không thể nói rõ mối quan hệ giữa các nguyên công hay quy trình công nghệ. Do đó, biểu đồ Gantt này sẽ chỉ phù hợp với các dự án đơn giản, không phức tạp và quy mô nhỏ.

Giáo dục việc làm – Đào tạo

2. Cách tạo biểu đồ Gantt?

Nếu tham khảo thông tin tuyển dụng vị trí quản lý dự án trên Timviec365.vn, có lẽ bạn cũng đã thấy hầu hết các nhà tuyển dụng đều ưu tiên những ứng viên biết cách tạo biểu đồ Gantt. Như vậy bạn cũng hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng này. Để chắc chắn rằng bạn có thể tạo một biểu đồ Gantt hoàn hảo, bạn cần biết những thông tin được chia sẻ dưới đây.

Bước 1: Các yếu tố sau đây cần được xác định:

– Các nhiệm vụ và công việc cần thực hiện trong dự án.

– Các điểm liên quan đến dự án, dựa trên lưu đồ, Động não …

– Thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, công việc đó.

– Liệt kê theo trình tự các sự kiện, công việc phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác.

Bước 2: Vẽ dưới dạng biểu đồ, hiển thị cùng hoặc thấp hơn thời gian (ngày, tuần). Đầu hàng sẽ đánh dấu thang đo tương ứng với độ dài của tác phẩm đó.

Cách tạo biểu đồ Gantt?
Cách tạo biểu đồ Gantt?

Bước 3: Phía bên trái sẽ liệt kê các nhiệm vụ và các mục liên quan theo thứ tự. Sử dụng hình ảnh và biểu tượng để đánh dấu thời gian sự kiện sẽ xảy ra. Đối với thời gian thực hiện kéo dài, một thanh kéo dài tương ứng với thời gian thích hợp đó có thể được vẽ trên dòng thời gian Biểu đồ Gantt. Đầu bên trái của thanh hiển thị thời gian bắt đầu của nhiệm vụ, bên trái sẽ là thời gian kết thúc của hoạt động.

Bước 4: Sau khi hoàn thành những việc trên, nên kiểm tra lại các thông tin đã xác định có nằm trong biểu đồ Gantt hay không, các trình tự thời gian và các công việc thực hiện đã được chuẩn hóa hay chưa?

Xem thêm: Đầu tư công là gì? Những điều bạn cần biết về đầu tư công.

Lập kế hoạch công việc – Dự án

3. 5 lý do hàng đầu bạn nên sử dụng Biểu đồ Gantt để cải thiện quản lý

Nếu những ưu điểm được liệt kê ở trên vẫn chưa đủ thuyết phục bạn sử dụng biểu đồ Gantt thì nội dung dưới đây sẽ cho bạn thấy lý do tại sao nó lại được sử dụng rộng rãi như vậy.

5 lý do hàng đầu bạn nên sử dụng Biểu đồ Gantt để cải thiện khả năng quản lý của mình
5 lý do hàng đầu bạn nên sử dụng Biểu đồ Gantt để cải thiện quản lý

3.1. Tránh nhầm lẫn

Biểu đồ Gantt là gì? Nó là một biểu đồ được thiết kế để người quản lý dễ dàng theo dõi và hiểu được thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc cụ thể trong dự án. Và tất nhiên, bất kỳ ai nhìn vào cũng có cảm nhận tổng quát hơn về những khoảnh khắc, ngày tháng và thời gian cần thiết cho công việc mà họ đang phụ trách. Nhờ đó, họ cũng dễ dàng xác định được mục tiêu cũng như những việc cần làm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi mọi thứ đã quá rõ ràng, hoặc mọi thứ bạn cần biết để hoàn thành một dự án được thể hiện trong sơ đồ, bạn chắc chắn sẽ tránh được những sai sót và nhầm lẫn. Sau đó, dự án hoàn thành theo kế hoạch và mang lại thành công cho sự nghiệp của một nhà quản lý.

3.2. Cung cấp một cái nhìn lớn hơn về phạm vi dự án

Ngay từ bước xác định thông tin, người quản lý dự án cũng đã đưa ra một cách chi tiết, vì vậy hãy đảm bảo rằng sơ đồ thể hiện hình ảnh của dự án. Và các chuyên gia cũng nhận định nó có phạm vi rộng hơn phạm vi của dự án. Ngoài phần tổng quan này, các mục tiêu chính của các dự án cũng được thể hiện. Điều này cũng tạo sự thuận tiện cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định cho tổ chức của mình.

3.3. Mọi người đều đi về một hướng

Thống nhất về biểu đồ Gantt là một cách để cấp quản lý và nhân viên hoàn thành công việc một cách thống nhất, sát với thời gian hoàn thành công việc. Đặc biệt, các bên quan tâm cũng sẽ nhận được thông tin về quá trình và diễn biến của dự án. Bằng cách này, không cần phải mất thời gian trình bày, trình bày hoặc giải thích thông tin cho nhân viên hoặc giám đốc.

3.4. Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Có thể dễ dàng nhận thấy những nhiệm vụ hay công việc nào đã hoàn thành, tất nhiên việc phân công hoặc xác định mối quan hệ sẽ đảm bảo quy trình công việc tối ưu và năng suất tối đa của từng người trong nhóm thực sự. Sau đó, bất kỳ ai trong nhóm này đều có thể nhìn thấy quy trình của dự án và dễ dàng xác định mối quan hệ giữa người thực hiện và công việc đó.

Hay nhin nhiêu hơn: Quy hoạch đình chỉ là gì? Thông tin liên quan

3.5. Dự báo tương lai

Biểu đồ Gantt hiện đang là biểu đồ nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản lý dù đã xuất hiện cách đây khá lâu. Biểu đồ Gantt cho phép người quản lý nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn về phạm vi dự án như đã chia sẻ ở trên, giúp đánh giá và mô tả các mốc quan trọng của dự án dễ dàng hơn.

Hiện nay, sau khi tính toán tiến độ dự án, các nhà quản lý thường sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi và trích xuất dữ liệu: căn cứ, màu đỏ… và không tốn nhiều chi phí để trả.

Timviec365.vn - Nơi chia sẻ những bí quyết để làm việc hiệu quả hơn
Timviec365.vn – Nơi chia sẻ những bí quyết để làm việc hiệu quả hơn

Đối với bạn, một người quản lý dự án, vai trò chính là theo dõi, giám sát và quản lý nhóm của bạn làm việc hiệu quả để đạt được những mục tiêu cao hơn trong công việc. Và Biểu đồ Gantt là một trong số ít chìa khóa giúp bạn làm được điều đó. Ngoài ra, bạn phải truy cập vào địa chỉ Timviec365.vn để tham khảo nhiều thông tin về tuyển dụng cũng như các tin tức liên quan khác để nâng cao kinh nghiệm làm việc của mình. Tôi hy vọng bằng cách chia sẻ về “Biểu đồ Gantt là gì?? ” giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!

Tìm một công việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 7359 & cateid = 223 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more"). attr (" data -id ", x);});}}); $ (". show_cm "). click (function () {$ (this) .hide (); $ (" hidden_cm "). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm'). show ( ); $ (". ct_cm"). addClass ("hidden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hidden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd '). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Giá gốc là gì? Giải đáp tất cả những thắc mắc liên quan đến giá gốc | Educationuk-vietnam.org