10 lượt xem

Hướng dẫn giảm dung lượng file Excel với 4 mẹo siêu nhanh gọn | Educationuk-vietnam.org

Giảm dung lượng tệp tin Excel không phải là một việc khó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn không chỉ 1 mà là 4 cách để thực hiện. Đọc nó ngay bây giờ!

Các tệp Excel thường trở nên khá cồng kềnh và chậm chạp mỗi khi bạn thêm hoặc sửa đổi dữ liệu. Thực tế là tệp Excel quá lớn sẽ ảnh hưởng đến khả năng mở, đọc, sửa đổi hoặc gửi tệp cho người khác, đặc biệt là qua Internet. Vậy có những cách nào để giảm dung lượng file Excel mà không làm mất dữ liệu quan trọng?

Xóa dữ liệu / trang tính không cần thiết

Đây là con đường Giảm kích thước tệp Excel đơn giản và dễ thực hiện nhất. Nếu tệp Excel của bạn có một số trang tính không cần thiết (trang nháp, dữ liệu bên ngoài, trang tính không phải siêu kết nối hoặc hàm tệp), bạn có thể xóa các trang tính đó để giảm lượng dữ liệu có sẵn trong tệp Excel của mình.

Trang tính trống trong Excel cũng chiếm một số không gian, vì vậy nếu bạn muốn giảm kích thước tệp Excel của mình, bạn cần xóa trang tính có dữ liệu không cần thiết hoặc sao chép dữ liệu bạn muốn. chỉnh sửa hoặc gửi ai đó đến một thư mục Excel mới.

Chuyển đổi tệp Excel sang định dạng nhị phân (XLSB)

Đây là một thủ thuật đủ hay để có thể giảm kích thước của tệp Excel mà không cần phải chỉnh sửa nội dung của tệp. Các bước để chuyển tệp hoặc lưu tệp Excel ở định dạng XLSB bao gồm:

  • Bước 1: Mở tệp Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab tập tinchọn Lưu thành.
  • Bước 2: Khi giao diện Lưu thành đang mở, chọn Duyệt qua để mở hộp thoại Lưu thành.
  • Bước 3: Trong hộp thoại Lưu thànhTRONG Tiết kiệm như một loại (dưới tên tệp), bạn chọn định dạng Sổ làm việc Nhị phân Excel (.xlsb).
READ  Nghị luận xã hội về tiền bạc và hạnh phúc | Educationuk-vietnam.org
Hướng dẫn giảm dung lượng file Excel bằng 4 thủ thuật cực nhanh - Ảnh 1
Giảm kích thước tệp Excel bằng cách chuyển đổi tệp sang XLSB

Loại bỏ các hàm / công thức thừa trong gGiảm kích thước tệp Excel

Khi tệp Excel của bạn có nhiều công thức hoặc hàm được áp dụng, tệp sẽ đủ lớn và sẽ mất nhiều thời gian để xử lý. Nếu bạn đã sử dụng xong hàm để tính toán và muốn chuyển kết quả của hàm thành văn bản thuần túy, bạn có thể làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ trang tính hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa công thức.
  • Bước 2: Nhấn F5.
  • Bước 3: Khi đối thoại đi đến đang mở, bạn chọn Đặc biệt (ở phía bên trái theo thứ tự).
  • Bước 4: Trong hộp thoại Chuyển đến mục Đặc biệtđánh dấu vào ô công thức. NHẤP CHUỘT ĐƯỢC RỒI kêt thuc. Khi bạn nhấp vào OK, tất cả các ô có chứa hàm hoặc công thức sẽ được đánh dấu. Tiến hành các bước sau:
  • Bước 5: Sao chép tất cả các ô đã chọn bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
  • Bước 6: Mở tab nhà ởtrong nhóm công cụ Bảng tạmnhấp chuột dính vào.
  • Bước 7: Lựa chọn Giá trị kết dính.

Tất cả các ô chứa công thức bây giờ sẽ chỉ chứa các giá trị số, các công thức đã bị loại bỏ và sẽ làm giảm kích thước tệp Excel của bạn.

➤ Bạn nên tham khảo thêm kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của bạn

Giảm kích thước tệp Excel xuống nnuốt hình ảnh trong tệp

Nếu tệp của bạn chứa nhiều hình ảnh, bạn cần tối ưu hóa những hình ảnh đó để đảm bảo rằng kích thước tệp không quá lớn.

Một vấn đề khi nén hình ảnh, cho dù trước hay sau khi chèn chúng vào tệp, là hình ảnh sẽ bị mất một số chất lượng sau khi nén. Vì vậy, việc bạn có nén ảnh hay không là tùy thuộc vào sự lựa chọn của bạn.

Để nén ảnh trước khi đưa vào file, bạn có thể sử dụng các ứng dụng nén ảnh rất phổ biến trên Internet hoặc sử dụng các phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như Photoshop.

Nếu bạn muốn nén một hình ảnh đã được chèn vào một tệp, bạn có thể làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn hình ảnh trong tệp bạn muốn nén.
  • Bước 2: Mở tab Định dạng công cụ hình. Nếu bạn không thấy tệp này, bạn chưa chọn ảnh.
  • Bước 3: Trong nhóm công cụ Điều chỉnhbạn chọn Nén hình.
Hướng dẫn giảm dung lượng file Excel bằng 4 thủ thuật cực nhanh - Ảnh 2
Nén hình
  • Bước 4: Trong hộp thoại Nén hìnhbạn đánh dấu Chỉ áp dụng cho bức ảnh này nếu bạn chỉ muốn nén một hình ảnh đã chọn hoặc để trống nếu bạn muốn áp dụng tính năng nén cho tất cả các hình ảnh trong tệp.
  • Bước 5: Trong nghị quyếtbạn chọn Email (96 ppi) để nén tối đa.
  • Bước 6: Nhấn ĐƯỢC RỒI để hoàn tất quá trình nén hình ảnh. Sau đó, lưu tệp.

Trên đây là 4 cách giảm dung lượng file Excel mà News.timviec muốn dành riêng cho bạn, hãy thử ngay và chờ xem kết quả nhé!

Më Đọc thêm: Cách nhập tệp tin vào MS Excel rất dễ dàng, nhanh chóng, lưu ngay để áp dụng!