18 lượt xem

Sơ đồ Gantt – Công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án | Educationuk-vietnam.org

Biểu đồ Gantt là gì? Giới thiệu về Đồ thị Gantt. Ưu nhược điểm của đồ thị Gantt. Các bước tạo biểu đồ Gantt và lợi ích mà biểu đồ Gantt mang lại cho các doanh nghiệp có dự án kinh doanh đơn giản.

Hơn 100 năm phát triển cho đến nay biểu đồ Gantt vẫn là một trong những phương án lập kế hoạch hữu ích và được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án.

Sơ đồ Gantt nó có Đồ thị Gantt là gì?? Sơ đồ Gantt Những thuận lợi và khó khăn của việc lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để có được biểu đồ Gantt hoàn thành? Cùng với nhau 123 công việc Hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Đồ thị Gantt là gì?

Đồ thị Gantt là gì??

I. Đồ thị Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt nó có Đồ thị Gantt, Đồ thị Gantt hoặc đồ thị ngang Gantt. Các thành phần chính của Đồ thị Gantt là gì?? Sơ đồ Gantt hay đồ thị Gantt gồm 2 phần chính là trục tung và trục hoành. Trục tung thể hiện tên của các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trong dự án và chiến lược kinh doanh. Trục hoành thể hiện khung thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án.

Sơ đồ Gantt được trình bày đơn giản với thông tin cơ bản, vì vậy nó nhanh chóng trở thành một công cụ trong lập kế hoạchtĩnh mạch Đường giới hạn và trong khung thời gian để hoàn thành dự án

Xem thêm: Mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn hóa và mới nhất

Điểm khởi đầu của Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch từ Karol Adamiecki – Kỹ sư người Ba Lan năm 1800 và được gọi Ảnh chụp não. Cho đến khoảng năm 1910 Henri Gant – người quản lý dự án đã phát triển khái niệm về Karol Adamiecki và tiếp tục nghiên cứu về biểu đồ Gantt. Đây là nền tảng của công cụ vẽ Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch.

II. Ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được sử dụng khá thường xuyên, vậy tại sao đồ thị gant trong lập kế hoạch Vì vậy, nhiều người thích sử dụng nó?

Sơ đồ Gantt là cách hoàn hảo để lập kế hoạch cho các dự án. Với các tính năng riêng của nó, Đồ thị Gantt phù hợp với các dự án đơn giản, ít trùng lặp, giúp người sử dụng dễ dàng đọc và hiểu được quy trình, tiến độ của dự án.

Ưu điểm của biểu đồ Gantt:

  • Axes mô tả kế hoạch dự án và tiến trình hoàn thành. Đồ thị Gantt Rất hữu ích để hiển thị những công việc đã được thực hiện và thời gian cần thiết để hoàn thành và hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt Thiết lập sự rõ ràng về kế hoạch và thời gian của dự án.
  • Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn, sẽ có nhiều người cùng làm việc để đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Sơ đồ Gantt để người quản lý có cái nhìn tổng quan với các phòng ban. Các hoạt động nên được thực hiện song song hoặc trước các bộ phận khác.
  • Tạo điều kiện cho việc ước tính lượng thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù dự án được thực hiện tập thể hay riêng lẻ thì việc hoạch định thời gian và nguồn lực để phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời gian hợp lý là điều cần thiết.
  • Biểu đồ Gantt là một phương pháp đơn giản hóa dự án.Sơ đồ Gantt là công cụ tiện lợi nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hoặc nhân viên bản tóm tắt tình hình thực hiện dự án.
READ  Quy luật giá trị trong sản xuất và lưu thông hàng hóa (phần 1) | Educationuk-vietnam.org

Biểu đồ Gantt phù hợp để quản lý dự án đơn giản

Sơ đồ Gantt thích hợp cho quản lý dự án đơn giản

Bên cạnh những ưu điểm mà đồ thị Gantt mang lại, đồ thị Gantt vẫn còn một số hạn chế cơ bản sau:

  • Sơ đồ Gantt chủ yếu dựa vào các cấu trúc được xây dựng trước. Trên thực tế, các nhà quản lý thường phải chia sẻ cơ cấu công việc cùng lúc với việc xây dựng Đồ thị Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ tiến độ dự án khi có sự cố xảy ra và rất khó tính toán.
  • Biểu đồ Gantt chỉ thích hợp cho các dự án nhỏ và đơn giản. Khi nội dung gửi vượt quá phạm vi 1 trang, biểu đồ Gantt cũng bắt đầu mất chức năng vì người quản lý khó nhìn thấy dự án tổng thể. Đồng thời khi sử dụng biểu đồ Gantt với đặc điểm là phải cập nhật thường xuyên nên mất nhiều thời gian của người quản lý. Sơ đồ Gantt giới hạn trong các dự án phức tạp. Ví dụ, Với các nhiệm vụ lớn cần nhiều nhiệm vụ nhỏ bổ sung để hoàn thành, yếu tố này vượt xa khả năng của đồ thị Gantt.
  • Đồ thị Gantt có thể không thực hiện tốt công việc giải quyết các hạn chế của dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của Đồ thị Gantt Đến lúc rồi. Ba hạn chế cơ bản của một dự án là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó, các yếu tố chi phí và phạm vi thực hiện dự án không thể được thể hiện bằng. biểu đồ Gantt. liệu biểu đồ Gantt Có rất nhiều nhiệm vụ chồng chéo nên có thể khó xác định công việc nào cần làm trước.

Xem thêm: Biểu đồ quy trình tuyển dụng và quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất

III. Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ Gantt

Cho đến bây giờ biểu đồ Gantt là giải pháp tốt nhất để các nhà quản lý cải thiệnkỹ năng quản lý trong quản lý dự án.

1. Quản lý nhiều nguồn thông tin cùng một lúc

Người quản lý hỗ trợ có thể quản lý một lượng lớn thông tin cùng một lúc. Với cách trình bày đơn giản, trực quan dễ hiểu thông tin. Chỉ với một cách khá đơn giản về 2 trục biểu diễn chính, biểu đồ Gantt giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin. Thông tin về ai chịu trách nhiệm thực hiện dự án, khi nào thực hiện và khi nào thực hiện dự án, và xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.

Lợi ích của Biểu đồ Gantt đối với Doanh nghiệp

Lợi ích của biểu đồ Gantt Đối với doanh nghiệp

2. Nâng cao năng suất làm việc

Nâng cao năng suất làm việc. Sơ đồ Gantt giúp nâng cao tính chủ động trong thực hiện công việc cùng với tinh thần trách nhiệm thúc đẩy năng suất làm việc. Thông tin về người chịu trách nhiệm về dự án và tiến độ của dự án được công bố rộng rãi trên trang web biểu đồ Gantt giúp các cá nhân hiểu rõ trách nhiệm của họ trong mỗi kết nối dự án. Nó là cơ sở giúp không chỉ trưởng nhóm mà các thành viên trong nhóm dự án cũng tích cực hoàn thành công việc, việc chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cả dự án.

READ  3 Cách tách họ tên trong excel nhanh và đơn giản | Educationuk-vietnam.org

3. Nắm bắt nguồn nhân lực và phân phối công việc hiệu quả

Sơ đồ Gantt giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. bởi vì biểu đồ Gantt giúp đảm bảo chất lượng dự án bằng cách hạn chế khối lượng công việc. Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch giúp những người dưới quyền có cái nhìn tổng quan, từ đó phân phối công việc hiệu quả hơn, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hợp lý.

Xem thêm: Sơ đồ tư duy là gì? Những điều cần biết về bản đồ tư duy sáng tạo đẹp mắt

IV. Tạo và áp dụng đồ thị Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt được vẽ theo cách truyền thống rất chi tiết và chính xác. Bất kỳ thay đổi nào trong dự án là biểu đồ Gantt đã được sửa đổi hoặc có thể được vẽ lại hoàn toàn. Đây cũng là một hạn chế lớn của ứng dụng biểu đồ Gantt trong các dự án. Tuy nhiên, ngày nay với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng các phần mềm vẽ đồ thị gant trong lập kế hoạch thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Với phần mềm vẽ Đồ thị Gantt bạn có thể dễ dàng tạo, cập nhật hoặc chỉ cần in.

Bước 1: Liệt kê những việc cần làm

Điều đầu tiên trước khi bạn bắt đầu vẽ biểu đồ Gantt Bạn cần liệt kê tất cả các hạng mục công việc cần thiết khi làm dự án. Để xếp hạng các hạng mục đó dễ dàng hơn, bạn cần tập trung vào mục tiêu dự án cần đạt được và đưa ra kế hoạch cụ thể.

Sau khi hoàn thành bản đồ hạng mục công trình, xác định thời gian bắt đầu công trình và ước lượng thời gian hoàn thành công trình.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Lợi ích của biểu đồ Gantt là thể hiện các mối quan hệ, liên hệ giữa các nhiệm vụ. Một khi các nhiệm vụ quan trọng đã được xác định, thời gian hoàn thành chúng cần xác định mối quan hệ giữa chúng. Những công việc nào là cơ sở cho hoạt động kia và những hoạt động này ảnh hưởng đến các hoạt động khác như thế nào? Các công việc được thực hiện “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Công việc có thể được thực hiện cùng một lúc là công việc “song song”. Dự án của bạn có thể làm song song càng nhiều công việc thì dự án của bạn càng được hoàn thành nhanh hơn.

READ  Soạn bài Tỏ lòng của Phạm Ngũ Lão| Soạn văn 10 hay nhất | Educationuk-vietnam.org

Xác định các nhiệm vụ thực hiện tuần tự và song song trong dự án. Trong trường hợp các nhiệm vụ này phụ thuộc hoặc bổ sung, cần thận trọng khi chỉ ra mối quan hệ giữa chúng. Khi xác định rõ ràng, anh ấy hiểu sâu hơn về các hoạt động của dự án cách tổ chức chúng và sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn khi mô tả kế hoạch dự án.

Mối quan hệ trình tự chính trong sơ đồ Gantt:

  • Hoàn thành để bắt đầu – FS không thể bắt đầu cho đến khi các tìm kiếm trước đó và mối quan hệ của chúng kết thúc. Nhiệm vụ FS sẽ bắt đầu sau.
  • Bắt đầu bắt đầu – SS không thể rời đi cho đến khi các nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu. Các nhiệm vụ đồng thời bắt đầu.
  • Kết thúc để Kết thúc – FF không thể bị gián đoạn cho đến khi các nhiệm vụ trước đó được hoàn thành. FF kết thúc sau đó.
  • Bắt đầu hoàn thiện – SF loại này rất hiếm.

Các bước xây dựng biểu đồ Gantt

Các bước xây dựng biểu đồ Gantt

Bước 3: Xây dựng sơ đồ Gantt

Khi bạn có tất cả các cơ sở dữ liệu cần thiết, đã đến lúc bắt đầu xây dựng biểu đồ Gantt. Bạn có thể sử dụng phương pháp vẽ tay, sử dụng bảng excel hoặc sử dụng phần mềm vẽ đồ thị chuyên nghiệp Gantt như Microsoft project, Gantto, Base WeWork, …

Một số công cụ vẽ biểu đồ Gantt Dựa trên đám mây có nghĩa là bạn có thể thảo luận ở bất cứ đâu. Nền tảng này giúp bạn có thể truy cập và sử dụng tài liệu ở bất cứ đâu.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Đừng quên cập nhật tiến độ của dự án biểu đồ Gantt. bên trên Đồ thị Gantt Nếu dự án của bạn đang tiến triển theo chiều thẳng đứng, nó đang tiến triển tốt. Tuy nhiên, bạn cũng cần cập nhật liên tục, vì khi dự án tiến triển, sẽ có nhiều yếu tố bất ngờ thay đổi.

Ví dụ, khi nhiệm vụ A là cơ sở để hoàn thành nhiệm vụ B và trong khi nhiệm vụ A không được hoàn thành như kế hoạch, nhóm quản lý dự án sẽ cần thực hiện các thay đổi để không ảnh hưởng đến dự án tổng thể. Vì vậy, đòi hỏi bạn phải thường xuyên theo dõi dự án và cập nhật tình hình nhanh chóng để có những điều chỉnh phù hợp. Cập nhật trạng thái thường xuyên cũng giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin về hoạt động của đội cũng như các nhà tài trợ.

Xem thêm: Phương pháp học hiệu quả với sơ đồ tư duy

V. Kết luận

Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời giúp người quản lý thực hiện công việc quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình thực hiện dự án từ những công việc quan trọng đến thời gian thực hiện. Thành thạo công cụ biểu đồ Gantt là bạn đã thành công trong việc quản lý các dự án nhỏ. Chúc may mắn.

Bài viết cùng chủ đề: