18 lượt xem

Văn bản điện tử là gì? Những thông tin xoay quanh văn bản điện tử | Educationuk-vietnam.org

Công việc y tế – Dược

1. Tài liệu điện tử là gì?

Định nghĩa: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp thông qua dữ liệu để truyền tải thông tin. Tài liệu điện tử là tài liệu chứa thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo trực tuyến hoặc được quét từ tài liệu giấy thành hình ảnh và được định dạng dưới dạng tệp hoặc tệp dưới dạng văn bản. “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của tài liệu điện tử tương tự như tài liệu giấy, ở dạng quét, nội dung giống như tài liệu giấy.

Tài liệu điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Tài liệu điện tử vẫn đưa ra những yêu cầu tương tự như tài liệu giấy truyền thống như nội dung, tính nhất quán, nhất quán giữa các thông tin, thông tin cố định và được truyền tải đến nhiều đối tượng. Một biến thể khác của văn bản điện tử là hình thức ghi và lưu trữ thông tin dạng văn bản cũng như cách thức truyền tải thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Văn bản điện tử được lập và hình thành thông qua các công cụ công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp được hình thành.

Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, do chính phủ điều hành đã tạo ra những thay đổi đầu tiên trong việc truyền tải thông tin. Chính phủ đã quyết định xây dựng chính phủ điện tử, xây dựng chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản trên giấy mà thay vào đó là văn bản điện tử.

Làm việc trong lĩnh vực điện tử viễn thông

2. Tầm quan trọng của chứng từ điện tử

Tầm quan trọng của tài liệu điện tử

Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, giao dịch với các cơ quan được tích hợp, hiện đại hóa, điện tử hóa dưới hình thức văn bản điện tử, ngoài hình thức trình bày trên giấy. Văn bản điện tử ra đời đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và truyền tải thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy không giải quyết được như tốc độ truyền, nhận thông tin, giảm quy trình kiểm tra, tiết kiệm chi phí lưu trữ và kiểm soát thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

Cùng với việc nộp các tài liệu điện tử và được xã hội biết đến, các công ty địa phương cần đổi mới, cải thiện hồ sơ doanh nghiệp và số hóa các giao dịch.

Sự phát triển của văn bản điện tử cho thấy nhiều lợi ích cho xã hội và nhà nước.

2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

Các dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến và kỹ thuật số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian, tiền bạc để đến các cơ quan hành chính mà có thể được cung cấp thông tin và đăng ký sử dụng dịch vụ ở bất cứ đâu.

READ  Lớp Dạy Kèm Cần Tìm Gia Sư - Gia Sư Trí Tuệ Việt | Educationuk-vietnam.org

Tất cả các khoản chi khi thực hiện trên nền tảng số hoặc chứng từ điện tử sẽ được công khai và hồ sơ, tài liệu sẽ được lưu giữ trên nền tảng số, không còn chi phí đen, chi phí không minh bạch. Thực hiện các thủ tục hành chính.

Thông qua văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực hiện theo đúng quy định và kịp thời. Việc thực thi dễ dàng hơn khi tất cả các tài liệu điện tử được lưu giữ trong một hệ thống công cộng.

2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian – thuận tiện trong vận hành công việc

Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm được giấy in cũng như thời gian ký lô giấy tờ. Sử dụng tài liệu điện tử giúp việc ký hàng chục tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký điện tử văn bản tiết kiệm thời gian. Để ký một văn bản giấy, người ký thường phải có mặt tại văn phòng hoặc có người mang tài liệu đến tận nơi để yêu cầu ký, nhưng khi có văn bản điện tử, các bước này được rút ngắn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, văn bản có thể được xem ở bất kỳ đâu và có thể được ký duyệt bằng chữ ký số để ký, duyệt và xuất bản văn bản.

Ví dụ như trong công ty, một bộ phận khi ký hợp đồng thường phải xin chữ ký của sếp, nhưng không phải lúc nào sếp cũng ở trong văn phòng, khi có văn bản, thư điện tử giúp đỡ. Nếu bạn ký điện tử, vấn đề sẽ được giải quyết ngay cả khi sếp đi công tác nước khác.

Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh hơn so với văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ mọi nơi có thể mất từ ​​1-2 ngày, tuy nhanh nhưng văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền thông tin liên tục.

3. Trình chữ ký điện tử – Xác thực tài liệu điện tử

Hiển thị chữ ký điện tử - Xác minh tài liệu điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng của chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký viết tay truyền thống có chức năng tương tự nhau, dùng để ký két, cam kết những điều trong văn bản đã ký và không thể sửa đổi sau khi ký.

Để đảm bảo tính chính xác của thông tin trong văn bản điện tử (do thông tin dễ thay đổi), các kỹ thuật phân tích cũng như phần mềm ứng dụng được sử dụng để tạo chữ ký điện tử. Nhằm xác minh danh tính và xác nhận các giao dịch điện tử, minh bạch hóa các hoạt động liên quan đến văn bản điện tử và xác minh danh tính của doanh nghiệp. Chữ ký điện tử xác định nguồn gốc của một tài liệu điện tử.

READ  Giải toán 7 Bài 4: Số trung bình cộng | Educationuk-vietnam.org

Đây là một bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương tiện điện tử và bằng cách tạo ra từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc nhiều dạng khác, liên quan một cách lôgic hoặc kết hợp thông điệp dữ liệu với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết, xác nhận người ký văn bản điện tử. .

Mỗi chữ ký số đều được mã hóa thông tin chữ ký cũng như các giấy tờ liên quan để chứng thực chữ ký. Chữ ký điện tử giúp bảo mật thông tin mà không cần sự đồng ý của người ký. Không thể giả mạo chữ ký điện tử vì mỗi chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên chữ ký của người xác minh.

Về cơ bản, chữ ký số là một chương trình phần mềm điện tử được tạo ra thông qua việc chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, trong đó con chip của phần mềm này sẽ chuyển dữ liệu gốc, được cung cấp để xác minh tính chính xác của chữ ký điện tử.

Tuy nhiên, chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như khả năng bảo mật thấp:

– Tính bảo mật không cao như tài liệu giấy. Khi ký các văn bản, họ thường gặp mặt trực tiếp và làm chứng cho nhiều bên, tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp chữ ký giả. Tuy nhiên, khi áp dụng cho các văn bản điện tử, chữ ký số chỉ đơn giản là phần mềm do bên thứ ba tạo ra sau đó chuyển giao cho người dùng. Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử có thể bị đánh cắp và người ký không phải là người duy nhất biết mật khẩu chữ ký.

– Chữ ký điện tử còn phụ thuộc nhiều vào phần mềm máy. Khi có văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, cần thực hiện thêm một bước nữa là xác nhận tính chính xác, trung thực của nội dung cũng như tính chính xác của nội dung văn bản. Bước xác nhận này phải thông qua một hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

Cấp bản chính, bản chính hoặc bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Văn bản đã ký một khi bị mất sẽ không còn bản sao, ngoài ra còn có bản để sử dụng trong trường hợp các bên cần nhiều bản sao. Nhưng với văn bản điện tử, chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký có thể được sao chép và bản sao với bản chính không thay đổi do trùng mã, từ đó không thể phân biệt được bản chính với bản chính. vâng.

READ  Top 3 trường đào tạo Báo chí - Truyền thông  tốt nhất Việt Nam | Educationuk-vietnam.org

4. Quy chế gửi, nhận văn bản điện tử đến các cơ quan nhà nước

    Quy chế gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Theo Quyết định 28, văn bản điện tử sau khi được ký duyệt được nhận và gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương văn bản giấy, thay thế văn bản giấy.

Để tạo hành lang pháp lý đồng bộ, thống nhất trong việc gửi văn bản điện tử đến các cơ quan nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 28, tổ chức triển khai đồng bộ hoạt động liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng tới nền hành chính không giấy tờ.

Theo quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử, việc nộp và nhận văn bản điện tử phải vượt quá các nguyên tắc đã được thiết lập. các quy định trên cơ sở thống nhất và phối hợp với các quy định khác của Luật Bảo vệ nhà nước, pháp luật về an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ thông tin dạng văn bản.

Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày tháng năm thực hiện, giá trị pháp lý, …

Văn bản điện tử được yêu cầu phải được gửi vào ngày ký duyệt.

Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhật và xử lý trong một hệ thống quản lý, vận hành chung.

Văn bản điện tử phải đạt yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Việc gửi văn bản điện tử phải tuân thủ các quy định đã công bố.

Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2019 / TT – BNV quy định rõ việc trao đổi, lưu trữ và đãi ngộ công chức. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước trong việc gửi và nhận văn bản điện tử đến cơ quan nhà nước.

Đối với văn bản điện tử đến và đi, việc thực hiện và quản lý theo nguyên tắc 05, bao gồm:

– Tất cả các văn bản đến hoặc đi phải được đăng ký vào hệ thống trạng thái đến hoặc đi.

– Lưu số văn bản. Con số này là duy nhất.

– Địa chỉ đi hoặc đến phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc nhận.

– Xác định chức năng văn bản.

– Xử lý kịp thời các văn bản điện tử đến hoặc đi.

Qua bài viết, chúng tôi đã cung cấp cho người đọc những thông tin liên quan đến văn bản điện tử. Bạn chắc đã hiểu Văn bản điện tử là gì? và có hiểu biết nhất định về thông tin về tài liệu điện tử.

Tìm việc nhanh chóng

Chia thành VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data - ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 7265 & cateid = 223 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (to data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more" ). attr ("data -id", x);});}}); $ ("display_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). display (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); (); $ (". ct_cm"). addClass ("hidden_dtblog");}); $ (". show_cd") . click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd ") .click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd'). show (); $ (". chude "). addClass (" hidden_dtblog ");});

Bài viết cùng chủ đề: